Gutt Office Management ass gutt fir Är Bottom Line
1. Fannen d'Gestioun vun de Büro Managements a fest.
Routine Aufgaben brauchen Routineprozeduren wann Dir wëllt organiséiert bleiwen an d'Déiere glécklech ophalen.
Gestallt Routinen fir d'Handhabung vun Dokuméiren a Bürosystemer. Zum Beispill, wann et méiglech ass, all eenzel Stéck Papier, deen an Äre Büro kommt, sollt ee Kéier gehandhabt ginn, opgesat a schrëftlech - net opfälleg op engem Schreif stécht. Ähnlech wéi digitale Kommunikatiounen wéi E-Mailen sollen Prioritéit hunn a direkt beoptragt ginn wann et méiglech ass oder fir eng zukünfteg Handlung markéiert ginn.
Office-Systemer, dorënner Desktops, Laptops, Dateiserver, Multifunktionaldrécker a mobilen Apparater, brauchen administrativ a Justizprozeduren. Wann de System ofbrécht oder e Computer-bezuelte Stéck Ausrüstung fällt, muss jiddereen an Ärem Büro wësst, wien ze ruffen an wat net ze maachen (wéi zum Versuch, de Problem selwer selwer ze fixéieren). Léiert déi 3 Schrëtt fir Är Critical Business Data ze schützen.
2. Verdeedegt kloer kloer Verantwortung.
Gutt Office Manager hänkt vu Leit, déi wësse wou ass responsabel fir wat - et ass Leit, déi responsable sinn, wat d'Saache gemaach hunn.
Wat wier geschitt, zum Beispill, wann de Kaaf fir Äert kleng Geschäft geschitt ass, wien ëmmer wéi? Wëllt Dir Fënsterepabeier fonnt wann Dir se brauch? Eng Persoun déi sech ëm d'Bestellung vun all Ausrüstung a Versuergung léisst de Problem op an hält d'Saache glécklech. Hutt Employer eng E-Mail un de spezifizéierter Persoun irgendet Wonsch fir Supplies ofginn oder eng geschriwwe Lëscht op eng oppéisende Plaz wou Leit kënnen addéieren wat se brauchen.
Et ass di selwecht mat (Computer) Systemverwaltung. Dir musst eng Persoun verantworten fir d'Sécherheet vun Äre Computersystemer an Iwwerwaachung vu Saachen wéi Konten, Passwuert a Software. Mat Cloud-baséiert Systemer fir Büroen Applikatiounen, Accounting Software an Datenspeicher ass eng ideal Léisung fir kleng Entreprisen, awer Dir musst nach e Vertrauenspersoun hunn fir administrative Aufgaben ze zielen wéi d'Hinzufügen / Auswierkunge vun de Benotzer, de Permissiounen, etc.
3. Dëss Notéieren - a weider Är Geschäftsrecords aktualiséiert.
Dat selwecht bleift wéi den einfachsten Deel vun der gudder Büroeverwaltung - bis Dir d'Bedenken hëlt datt dës Donnéeën zougänglech an aktualiséiert bleiwen. Awer déi éischt Regel fir e gudde Büro Manager ass Iech ze hëllefen e Grip op dësem; d'Aktualiséierung vun de Rekorder op eng Bühnroutine. Wann Dir en neie Client oder Client klickt, z. B. just e puer Moment, fir him an Är Kontakdatenbank ze kommen. Duerno wäert et just een anere Moment oder zwee daueren, fir de Rekord ze aktualiséieren, nodeems Dir mat him am Telefon geschwat huet.
(Remarkéiert och, datt déi meescht Jurisdiktiounen Dateschutzbetriber hunn déi d'Handhabung vun der Clientinformatioun regelen.)
4. Huelt Iech e Spadséiergank duerch Är Büro an hunn e Sëtz.
Ass Är Büro e Beispill vum Raumverwaltung oder dem Space Missmanagement?
Wann Dir iwwer de Büro laacht, musst Dir d'Hindernisser um Daach oder ënnerschreiwen, wat d'Risiko ofzespiddere géift?
Wann Dir sëtzt bei engem Schreifs konnt Dir wierklech bequem dohin? Sitt lo wierklech logesch organiséiert datt d'Saachen, déi Dir am meeschten am Schreif benotzt wieren, am nootsten?
Et gi vill Saachen, déi heutzlech an Büroen entwéckelt ginn, vu Printer kënnt duerch Filedechter . Fir e gudden Office Manager, musst Dir sécher sinn datt all d'Saachen am Büro fir maximal Effizienz ugesinn - an maximaler Sécherheet. D'Basics vum Small- oder Home Office Design proposéiert Iech sëcher d'Kraaft, Beleeg- a Belëftungsbedürfnisser vun Ärem Büro-Raum ze treffen .
5. Planen déi ontméiglech Aarbecht.
Et ass ze einfach, Saachen ze maachen, déi Dir net gär wëllt maachen, an déi meescht Geschäftsleit hunn keng Aufgaben wéi Ofdreiwen , Schëffer a Receivéieren, oder Buchhaltung - souguer Office Manager.
Leider gëtt e Büro, wéi eng Kichen, net gutt funktionnéiert ouni d'Aarbechten gemaach ginn.
Wann Dir e klenge Geschäftsbesëtzer sidd deen an der Positioun ass net kann allgemeng uginn wat Dir als langweileg oder ongewéinlecher Aarbecht an een anere mécht gesinn, zwéngen Iech selwer regelméisseg ze plangen wann Dir pro Woch ze schaafen. Maacht een Mueres oder Mëtteg, zum Beispill, a verbréngen et kal Kriibs , e Retour net prioritär E-Mail-Froen zeréckzebréngen, Social Media Postings ze maachen , opzemaachen oder d'Akten ze updaten.
6. Délégéiert an ausgeliwwert.
An enger perfekter Welt géif jiddereen nëmmen eppes maachen wat hien oder hatt d'Zäit hat ze maachen an och gutt gemaach. Well d'Welt net perfekt ass, anstatt vill Leit do Saachen, déi se net d'Zäit oder Talent hunn, gutt ze maachen.
Délégatioun an Outsourcing kënnen net nëmmen Äre klengen Büro Geschäftsmanager verbesseren, awer gratis Iech fir Är Talenter ze fokusséieren, an doduerch Är Bottom Line ze verbesseren. En Deelzäit oder e Virtuellen Assistent kann e puer vun Äre Büro- oder Administratiounsaarbechtsfäeg handelen. Fir méi iwwer d'Delegatioun, kuck Decide Delegéiert .
7. Maacht d'Geschäftsplang fir eng Prioritéit.
Vill kleng Geschäftsbezeechnungen verbréngen hir Deeg agelagend a reagéieren - a wëlle se firwat si sech fir d'Rieder dreien. Fir Geschäftsplanung ass e wichtegt Bestanddeel vun engem gudde Büro Management a muss deelweis vun Ärem normale Büro Managementsprogramm sinn.
Succès kleng Geschäftsbezierker verbréngen all Woch op der Geschäftsplanung, a vill benotzt alltags Plattformen als Tool fir Zielsetzung a Wuesstum.
Dëse Geschäftsplanungslinn ass e gudde Bandeur fir Är Betribsplanungsinstruktiounen ze erfannen. Et leet e geschäftleche Plangkonzept fir Äert klengt Geschäft an liefert Ressourcen op alles vun der Schreifung vun enger Visiounsanweisung duerch d'Regelen fir d'Geschäftsziel festzehalen .
Wann Dir Mataarbechter hutt, bezuelt se an der Geschäftsplanung , entweder formell oder informell.
Dir wäert d'Ënnerscheed liewe
Dozet net Chaos entzéien mat Geschäft. Wann Dir dës fënnef Prinzipien vu gudder Büro-Verwaltung ugebueden hutt, da sidd Dir iwwer d'Differenz gutt Büro-Verwaltung verëffentlecht ginn - a wéi vill méi Firma Dir maacht.
Kuck och:
Firwat Cloud Computing ass ideal fir kleng Entreprisen