Dateieverwaltung Tipps fir Digital Dateien
Nieft der Dokumentatioun lokal op Desktops, Laptops oder mobilen Apparater méi a méi Firmaen benotzen d' Cloud fir gréisser Entreprisen an Dateispeicher. (Gitt Firwat Cloud Computing Ideal fir kleng Entreprisen an 5 Nachteile vu Cloud Computing. )
Méi komplizéiert de Späicheren issue ass d'Notzung fir vill Entreprisen ze dokumentéieren tëschent den Employeren .
Am Büro ass dëst normalerweis mat engem Dateiserver oder Netzwierk ofgeschlossene Speichervorrichtung (NAS) erreecht. Wann de gedeelte mobilen Zougang néideg ass, kënnen Dokumenter an der Wollek gespäichert ginn a ginn duerch Zouleegungsverwäertungen zougelooss. D'Resultat vun all deem kann e Naechtskamment vun der Datei verwéckelt ginn mat e puer Dokumenter vun der Persoun an der Wollek an e puer lokal lokal, a souguer eenzel Dokumenter, déi nëmmen an enger Plaz oder anert sinn.
Organisatioun ass de Key to Electronic File Management
Wou d'Dokumenter gespäichert sinn, ass et wichteg, se organiséiert a modern ze halen. D' Zil vum elektronesche Fichierverwaltung ass fir sécher ze sinn datt Dir fannt, wat Dir sicht, och wann Dir et Jorzéng no hirer Schafung gesäit.
Déi meescht Geschäftsleit hunn eng Kéier oder eng aner an der peinlech Positioun vun engem klengen Call an hunn net déi schnell Rechnung oder aner wichtige Client Dokumenter lokaliséieren.
Egal wéi lästeg ass et um Enn vum Joer drastesch ze versichen, Dokumenter ze fannen fir Firmenaccounts fir de Accountant oder nach méi schlëmm, de Steiermann .
D'korrekte Organisatioun vun digitale Dokumente ass besonnesch kritesch an enger gemeinschaftlecher Ëmgéigend - wann ee vun Ären Employeren net fehlen (temporär oder dauerhaft!) Sollt Dir einfach Dokumenter lokaliséieren, déi duerch dës Persoun geschaf ginn oder verwaltbar sinn.
(Bedenkt datt de potenziellen Verloscht vun Datenproblemer mat der Verwierklechtung, d'Verzicht vun den Mataarbechter ee méi Ursaach ass fir Är Geschäftsdaten ze schützen .
Dës Fichierverwaltungssparen hëllefen Iech Är Dateiespäicher ze kréien:
1. Fëllt d'Default-Installatiounsverwaltung fir Programmdateien.
Benotzt de Standardfichierplazen beim Installatioun Programmer. Ënner Windows, iwwer Konventioun Applikatiounsprogramm Dateien sinn am (Drive Letter:) -> Programm Dateien directory. Installéiere Programmer soss anzwousch verwiesselt an onnéideg.
2. Een Plaz fir all Dokumenter.
Plaz all Dokumenter ënner engem eenzegen "Root" Ordner. Fir e puer User an enger Windows-Ëmlaffläche ass de Standardzoustand den Ordner "My Documents".
An engem Fichier sharing sharing probéieren d'selwecht ze maachen. Erstellt een eenzel Rootdateier (zum Beispill "Shared Documents" genannt) a schreift all Dokumenter an Ënnerrosser am Root Ordner. Eng eenzeg Plaz fir all elektronesch Dokumenter erliichtert et Saachen ze fannen a fir Backups an Archiven ze lafen.
3. Erstellt Ordner an enger logescher Hierarchie.
Dëst sinn d'Schabloune vun Ärem Schrauwen vun Ärem Computer, sou fir ze schwätzen. Benotzt Kloeresprooch fir Är Fichier ze notzen; Dir wëllt net op dës Lëscht vun Fichier'en an der Zukunft kucken an sech op wat fir "TFK" oder soss eng aner interessant Abkënnegung déi Dir erfonnt huet.
4. Nest Folderen an Ordner.
Aner Folder an dësen Haaptordner erstallt, wéi Dir braucht. Zum Beispill kann en Ordner " Rechnungen " Ordner "2018", "2017" an "2016" enthalten. E Fichier deen e Client genannt huet, kann déi Ordner "Client Daten" an "Korrespondenz" beinhalten. De Goal ass fir all Fichier an engem Fichier ze spillen anstatt e Bunch vu Waasserdateien déi opgelëscht sinn.
Awer net komplex, tief geschrauft Ordner Strukturen erstellen. Iwwerall wann et méiglech ass beschreift Dateinamen.
5. Follegt d'Dateie namens Konventiounen.
Verschidde Betriebssystemer (z. B. Unix) erlaaben net Leer am Fichier oder Verknüpfungsennnamen, also vermeit dëst, wann Är Computing Umeldunge gemëscht ginn. Stellt d'Ënnersetzung als Entschiedegung benotzt (zB Doe_John_Proposal.doc.) Aner Charakteren wéi /? <> \: * | "^ ass och bei Dateien oder Verknüpfungsnamen ënner Windows verbueden.
Verwenden a beschreiwe Dateinamen fir einfach Identifikatioun a Retrieval awer net iwwer Bord - Dateie / Pathnamen hunn Längt limitéiert déi tëschent Operative Systemen variéieren. Ënner Windows ass déi maximal Vollnécklängt fir e Fichier (zB de Drive Bréif + Ordnernamen + Dateiname) 260 Charaktere. Verwenden gemeinsame Abkürzungen wann et méiglech ass, wéi zum Beispill Jan fir Januar oder Corp for Corporation.
6. Gitt als spezifesch.
Gitt elektronesch Fichier logesch, spezifesch Nimm an dat Datum an Dateinamen wann et méiglech ass. D'Zil, wann Dateie genannt gëtt, kann Iech soen wat d'Datei ass iwwer ongeféier ze maachen an ze kucken. Also wann de Dokument e Bréif un engem Client erënnert datt hien d'Vergëftung eragaang ass, sou eppes wéi "overdue_20180115" genannt; anstatt wéi eppes wéi "Bréif". Wéi wësst Dir wien de Bréif ouni ze maachen?
Wann Dir Dossieren iwwer E-Mail oder portable Geräter ass, kënnt Dir de Fichier Numm méi spezifësch Informatiounen hunn, well d'Informatioun vum Dossier net mat der gemeinsam Partie ofgelenkt gëtt. Zum Beispill, wann Äert Dokument an My Documents \ Invoices \ 2017 \ Customers \ Doe_John_20180416.doc benotzt an déi Datei gëtt gedeelt oder per E-Mail all den Empfänger gesinn, ass de Doe_John_20170416.doc a kann net direkt soen datt de Fichier Client Rechnung ouni Eröffnung.
7. Fichier wéi Dir opgemaach.
Déi beschte Zeit, fir e Dokument ze schreiwen, ass wann Dir éischt d'Saach erstallt. Also kritt Dir an der Gewunnecht datt Dir den Dialog "Späich As" benotzt fir Äre Dokument z'assabléieren sou wéi och den Numm ze benotze fir se an der éischter Plaz an der richtiger Plaz ze setzen.
8. Bestellt Är Fichier fir Är Komfort.
Wann et Ficheren oder Fichier déi Dir vill benotzt, force se an d'Spëtzt vun der Lëscht vun der Datei ze dréinen, andeems se se mat engem Numm umbenennen! oder eng AA am Ufank vum Dateinam.
9.Caléiert Är Dateien regelméisseg.
Heiansdo wat eeler ass evident wéi am Beispiel vum Fichier "Rechnungen" virun. Wann et net geet, halen Äre Fichier net entlooft andeems d'al Dateien geännert ginn.
Gitt geschäftlech Verännerungen net geläscht ausser Dir sidd absolut sécher, datt Dir d'Datei ni erënnert. Stéit an der Haaptfachammlung vun Fichier'en ënnert Ärem Rootdatei erstellen e Ordner mam Numm "Alte" oder "Inaktiv" an a verschécken al Dateien an et, wann Dir se riicht.
( Wéi laang musst Dir Reklamatioune fir d'CRA oder d'IRS halen? Erkläert wéi laang Dir geschäftlech Reklamatioune fir Äre Steiertrau entsprécht.)
10. Fich Är Regiounen regelméisseg zréck.
Egal ob Dir kopéiert Är Fichier op engem anere Rack oder op Kleebbéck, ass et wichteg fir e Regelméisseg opzemaachen. Kuckt d'3 Schrëtt fir e Successful Backup System .
Good File Management mécht e wat Dir wëllt einfach fannen
D'elektronesch Dokumenter verwalt dee sollt en Deel vun enger Gesamtdokumenter-Gestiounsstrategie fir Äert Geschäft sinn. E proper Dokumentatiounsplang sollt all Aspekter vun der Handhabung vun Dokumenter, dorënner Storage, Retrieval, Backups a Sécherheet, beinhalt.
D'Sichfunktioun ass eng wonnerbar Saach, awer et wäert ni richteg mat der Liichtspëtzt iwwerliewen fir direkt op en Dossier oder Fichier ze goen. Wann Dir dës Fichierverwaltungsproblemer konsequent befollegt, och wann Dir wësst net wou et eppes ass, wësst Dir wou et soll sinn - e grousse Virdeel wann et ëm d'Fuerderung gëtt wat Dir sicht. Gutt Fichierverwaltungspraktiken spuert Är Aarbechtszäit a Suen .