Wéi ee Dokumentmanagementsystem fir kleng Entreprisen ze kreéieren
Fir vill Entreprisen ass de Fokus vun der Dokumentverwaltung op d'Organisatioun an d'Lagerung vun Dokumenter. Si wëllen Dokumenter op eng organiséiert a sécher Manéier ze retten, déi d'Dokumenter ëmmer einfach fannen.
Dësen Artikel weist Iech wéi ee Dokumentmanagementsystem erstallt, dee genee dat gemaach gëtt.
Wann Dir "Dokumentmanagement" an eng Suchmaschin passt, kritt Dir laang Lëscht vun Dokumentmanagement "Léisungen", déi vill Software oder Apps benotzen, déi d'Virdeeler vun engem Pabeierbüro maachen .
D'Dokumentmanagement Software oder Apps ginn awer fir Är Handhabung vun elektroneschen Dateien verbessert . De Problem ass datt vill kleng Entreprisen mat Mëschunge vun alemmodeschen Daten op Pabeier a elektronesche Fichieren - a ville Fäll ass de Verhältnis vun de Pabeierdaten méi grouss.
Eng Léisung fir de Problem vun enger gemëschte Dateumwelt géif sinn e Bildvirstellesystem benotze fir Är Dokumenter op elektronesch Form ze konvertéieren. Awer dat ass ze deier an ze vill ze vill fir kleng Entreprisen.
D'Gutt Noriicht ass datt Dir d'Basics vun engem Dokumentmanagementsystem anhuelen kënnt, ouni eng speziell Software ze kaafen oder duerch Grosshandwierdebilder ze kommen.
De System muss net komplex sinn; Dir musst just eng Zäit an der Planung an der Implementatioun investéiere.
Wéi ee Dokumentmanagementsystem erstellt
D'Gestioun vun engem Dokumentverwaltungssystem befaasst dräi Schrëtt;
- Erstellt een Dokumentmanagement Plang,
- Ëmsetzung vun der Dokumentmanagementplang,
- an duerno duerch.
Den éischte Schrëtt, deen de Plang erstallt, beaflosst dës vier Froen:
Wat sinn d'Regele fir Dokumenter ze schafen?
Rechnungen , Payments Erënnerung Brieche, Verkafsprogrammer, E-Mail, Bilanzplazen , Tabelleen, Berichte - All Firma schafft eng Vielfalt vun Dokumenter am Laaf vun der Aarbecht a schreifs de Geschäft. A fir d'Saache organiséiert ze hunn, mussen all Firma Regele fir d'Schafe vun Dokumenter festleeën.
Zum Beispill, sidd Dir In-House Templates fir e puer vun Ärem Standardgeschäft Dokumenter, wéi Bréiwer a Rechnungen, a wou sinn se?
Gëtt et en In-House-Stil Guide, déi duerno verfollegt ginn?
Sollten nei Dokumenter datiert a / oder Zäitstempel ginn?
Wéi eng Prozeduren si verlaangt oder ze dokumentéieren?
Fir e klenge Betriber ass de eenzegen Punkt iwwert d'Dokumentkreatioun déi wichteg ass, wou d'Schabloune fir verschidde Geschäftsdokumente sinn a wéi se se benotzen. Awer wann d'Dokumeschaféierung an Ärem Geschäft involvéiert verschidde Leit matzemaachen, iwwerpréift oder d'Aktualiséierung vun Dokumenter, brauch Dir e puer ze entscheeden, wéi dës Saachen gemaach ginn fir d'Effizienz an Konsequenz ze garantéieren.
Wéi wäerte mir Dokumenter benotzen?
Et ginn eigentlech zwou Aspekter fir dës Fro.
Déi éischt befaasst déi physikalesch Aspekter vun der Späichere. Och wann Är klenge Betrib Dokumenter bei Ofdreiwungsschréie retten, et ass Käschte mat Lagerung ass verbonne ginn; Net nëmmen d'Käschte vun de Schrëftsteller selwer, mee d'Käschte vum Zäitpunkt wou Dir an / oder Är Uëloën Dokumenter dokumentéieren oder se zréckfuere loossen. Tatsächlech sinn déi gréissten Käschte mat Lagerung, fir déi meescht kleng Entreprisen, ass wahrscheinlech d'Käschte vun der Zäit verschwend, wann Leit kucken fir Dokumenter.
Den zweeten Aspekt vun der Dokumentatioun späicheren ass organisatoresch; Wéi ginn Dokumenter ginn? De Schlëssel fir Ufroën ze dokumentéieren ass gutt Verwaltung vu Fichier'en.
Dir musst och wëssen, wéi Dir Archiv dokumentéiert. Wéi verpasst Dir Dateiformate déi aus dem Datum sinn oder einfach bereet sinn, op den Backbrenner an Ärem Dokumentmanagementsystem ze verschécken?
Nieft dem Ufank vun all Joer, zum Beispill, ginn ech an de verschiddenen Aarbechterfichieren op méngem Computer, d'Wäerter déi déi net méi aktuell sinn a fir nei Folder mat dem Joer markéieren an / oder Thema z'erhalen, bewegt Dateien wéi néideg.
Datselwecht kann mat Pabeierdateien gemaach ginn; et ass net schwiereg fir alen (er) Dokumenter aus engem Fichierverzeichnis a Label ze réckelen an eng nei ze maachen mat "Old" am Titel. E puer Software bidd automatesch Archivierungsoptiounen. Microsoft Outlook, zum Beispill, erméiglecht Iech alte E-Mail ze archivéieren.
Wéi kënnt Dir Dokumente vereinfacht?
Dës Fro ass d'Häerz vun Ärem Dokumenemanagementsystem. An enger Ëmfro gemaach vum Leger Marketing fir Xerox Canada, hunn Kanadier SMB Besëtzer a Manager am Duerchschnëtt gesot datt et $ 2.152 am Joer kascht an Dokumenter z'informéieren an ongeféier eng Stonn am Dag fir dës Dokumenter (globeandmail.com) ze sichen.
Eemol nach eng gutt Filmentstil kann e wäit Wee fir de Problem ze léisen. Browsen vun den Artikelen vun den Artikelmanagement op dësem Site kritt Dir ugefangen. Wann Dir Saache wéi konsequent no strikt Nimmconventiounen befollegt, z. B. Dokumente wäerte vill méi einfach fannen.
A wann Dir e Sole proprietor deen solo ass oder e Geschäftsinhaber mat Employéën , ech recommandéiere datt Dir eng Lëscht vun Dateieschléi schaaft , déi d'Benotzer erënnere wou speziell Typen vu Fichier goën - a wou verschidde Dokumenter fannen. Wann Äre Betrib ass wéi am meeschten, erënners drun unzefänken, datt d'Datei op Ärem Computerreplikat, engem In-House-Server, an der Wollek oder op enger Form vun enger physescher Plaz wéi e Fichierkabinett opgitt. Zum Beispill, denkt Dir datt Dir Biller, Videoen oder souguer Fotoapparat'en am Geschäft benotzt. E Entrée an der Datei Locations Lëscht ka sinn:
Digital Bild / Video: Computer (oder Server) - Fuerder E: / Foto - Datei an dem passende Fichier
Pabeierfotoen: Akafsschrank 3 - Fotoen - Alpha vu Fach
Shared net oder Wolkefuerweren sollen no Inhalt erfonnt ginn, wéi d'Schrott Schabloune maachen.
Wéi kënne mir / eis Dokumenter sécher gemaach ginn?
Déi éischt Zeil vun der Verteidegung fir d'Dokument Sécherheet ass physesch sécheren d' Geschäftsräim selwer. All Entreprisen brauchen Sécherheetssystemer, wéi Alarmsysteme, installéiert - souguer fir hausgehéiereg Entreprisen .
Firmaen kënnen och an anere Sécherheetsinstrumenten investéieren, wéi Fensteren / Gitter, Sécherheetskameras a / oder Patrouilliële Service. Dir kënnt all d'Zäit déi Dir schreift Passwuert ze kreéieren a verschlësselt Dateien an e Versuch fir Är elektronesch Dateien ze schützen, awer et ass net wichteg, wann een enzwësche kann an Är Computere geklaut ginn a mat der Festplatte begleeden.
All Oflehnungsschréie solle verännert ginn a gespaart no Firmenstonne gespaart ginn (a mëttes ass gespaart wann keen zouverléissege wäert an eng Noperschaft kommen).
Allgemeng Sécherheetsprobleemer fir elektronesch Dokumenter beinhalt d'Dokumentatioun vun Dokumenter regelméisseg ze maachen an d'Dokumenter Backups irgendwo wéi déi selwecht Festivitéit ze halen wou d'originell Dokumenter sinn. Off-Site ass am beschten fir ze verhënneren datt Dir Är Geschäftsdaten duerch Naturkatastrophen ofgefälscht hunn - e weideren anere Grond firwat d'Wolle e ideal fir Geschäft ass .
Kleng Entreprisen mat Kollegen oder Mataarbechter, déi de selwechte Computernetzwerk ze dinn hunn, wëllen och Zougang zu den Auteuren limitéieren, fir se nëmmen Ressourcen ze benotzen oder ze gesinn. Dir kënnt zum Beispill e Netzwierk oder Cloud-Verdeelungsdialog "Accounting" hunn, deen Zougang zu Verwaltungsréit limitéiert ass. Och wann e Benotzer zou enger Ressource accessibel kënnt, wéi eng Applikatioun, speziell Dokumenter kënnen Passwuert geschützt sinn. Inhalt vun Dokumenter kann och verschlësselt ginn, sou datt se nëmmen déi Leit accessibel sinn, déi de gewollte Verschlësselungsschlëssel hunn.
Mataarbechter Déifst ass eng aner Bedrohung fir Dateschutz. Kleng Entreprisen mat Mataarbechter sollen d'Iwwerwaachungsprüfung maachen an d'Backgrounds Kontrollen op Mataarbechter eng Politik behandelen.
Ëmsetzung vun Ärem Document Management System
Wann Dir Är Dokummentplang plangen hutt andeems Dir op d'Froe beäntweren hutt, sidd Dir bereet ze realiséieren, datt all Är Employeure d'Detailer vun Ärem Dokumenter-Verwaltungssystem kennt an déi passende Prozeduren beim Schaffen, Wënten a Retrografen vun Dokumenter.
Dir musst och sécher sinn, datt jiddereen, deen zougänglech a benotzt Dokumente an der Organisatioun benotzt, opgëtt, do Saachen wéi d'Benennung an d'Akten dokumentéieren appropriéieren. Punkt kontrolléieren op eng regelméisseg Basis fir ze testen ob speziell Dateiesen einfach fonnt ginn a fir géint falsch ze verhënneren.
Dir kënnt e Dokumentatiouns-Verwaltungssystem an engem Dag setzen, maacht se ëmmer konsequent ëm d'Zäit an den Erfolleg. D'Belohnung si grouss a - fënnt een wat Dir wëllt fannen wann Dir et wëllt an den Fridden vum Geescht.