Master Äre Filesystem!
D'Zäit ze organiséieren Äre Fichier ass entscheedend. Während jiddereen géifen gär e Pabeier Büro hunn , ass d'Realitéit datt vill kleng Entreprisen nach ëmmer de Besoin hunn fir Pabeierdokumenter wéi Rechnungen , Krediter usw. ze speparen an et kann se sou séier wéi méiglech erfuederen.
De Fëllementerléisung ass richteg wichteg; e net existente oder messy Filesystem ka méi Deeg wéi extra Ustrengunge bei der Erléissefeier ze addéiers wéi Dir net wëllt iwwer Steierabduktiounen opgrond vu fehlende Käschten.
A wann Är Entreprise jeemools e Audit erfollegt an Dir kënnt net fir déi néideg Dokumenter an Ärer Ënnerstëtzung ze produzéieren Är Fuerderungen Iech am meeschten wahrscheinlech ze refuséiert ginn an Är Steiererklärung erëm erméiglecht .
Als e klengen Geschäftsbesëtzer muss Dir séier an Ärem Schreif an e bëssen opmaachen . Obwuel en oppassen fir e Pabeier-Filesystem schwätzt schwiereg, ass et eng relativ einfach Aufgab, déi duerch e puer Filetipps an Tricks erliichtert gëtt.
Wéi Dir Är Filesystem organiséieren
(1) Sëtzt Iech op Ärem Schreif Iech op e puer Minutten a kuckt eraus, wou Dir Instinktiv Uweisungen erliewen.
Ech hunn eng Schreifweis op der richteger vun der Aarbechtsplaz. Wann ech éischt meng Filiissystem opgestallt hunn, hunn ech näischt an et. Wann ech mech fir Penschen, Pappeclipsen oder meng Klappercher kucken, et war déi éischt Plaz wou ech géif schreiwen, obwuel ech wosst datt et eidel war. Also natiirlech hunn ech d'Pensche, de Pajclipsen an d'Heapler an deem Schubnetz. Fir mech war et d'Natur fir dës Saachen.
Jiddereen wäert dësen anescht anzegoen an wat fir eng Persoun funktionnéieren kann net fir eng aner schaffen. Huelt Iech e puer Minutten fir op Äre Primär Workspace ze liesen an erreeche fir Ausrüstung, Supplèren an Dossieren. Dat hëlleft Iech fir den ideale Plaz fir dës Equipementer fir Iech perséinlech ze maachen.
(2) Elo, wou Dir wësst wou Dir natiirlech Informatioune kuckt, musst Dir feststellen datt eng alphabétësch, numeresch oder Thema Betribssystem fir Iech am beschten ariicht.
Wéi wäerte Dir Är Dokumenter organiséieren Kategorien (dh Ausgaben, finanziell, Marketing )?
Wéi fannt Dir Geschäftskonditiounen bezuelt Bezuele wéi Banknisser, Utility Rechnungen, Büroserifeerweis, Kilometréiren , etc ...? Wat iwwer d' Clientinformatioun - Fannt Dir fir Sachen no dem Client vum Numm? An der Referenz Nummer? Dëst ass e kriteschen Schrëtt, well et bestoe wéi Dir Iech Är Reklammsystem erlaabt. Sidd Dir festgestallt, wéi Kategorien Dir benotze kënnt, entscheeden, ob Dir weiderfuere wëllt an Ënnerkategorien erstellen. Maacht dat, ier Dir eppes kaaft fir Är Oflehnungssystem.
(3) Als nächst sidd Dir grondsätzlech Är Späichere brauch.
Hutt Dir eng grouss Zuel vu Fichieren, déi Dir op all Dag benotzt? Gitt Är zoustänneg Fichieren nëmmen zou? D'Äntwerten decidéieren ob Dir een Desktopsdossier, e Fichier mat engem Schubschrauenzwaasser an engem Schreifendier oder e véier Schubpassage-Schrägskabinett iwwer de Raum gesat huet.
Choix. Erlaabt dem Wuestum beim Schauspiller ze kucken - eppes ze kaafen fir zweemol déi Dateien ze ënnerhuelen, déi Dir mengt, elo wäert Dir elo sinn. Dëst limitéiert d'Zuel vun deer Dir musst Är Filiissystem reorganiséieren a reorganiséieren.
(4) Investéieren an e gudde Etikettesystem fir Klarheet an einfachen Zougang.
Da seet de Fichier un Label klickt evident, awer d'Klarheet bei der Etikett spuert Iech méi Zäit ze fëllen wéi Dir kënnt Iech virstellen.
Déi meescht Entreprisen, déi Etiketten erlaben, bieden Templates déi mat der populärer Veraarbechtung Software verbonne sinn. Dir wëllt ee vun de klenge Etikettesysteme berücksichtegen, déi elo och individuell Mailing Labels kënnen ausdroen. Elementer, déi duebel Verdëngung maachen, sinn normalerweis e weidere Investitioun.
(5) Dir sidd elo bereet, Datei פאָלer ze kaafen.
Déi bescht Investitioun ass fir Faarwen hänkeren Folder ze bezuelen (vergewësseren datt d'Plastiks Label Registers agefouert ginn) an einfache Manila Dateieverdeeler. Kënschtlech hänkere Fichier sinn am beschten aus zwee Grënn:
- Si sinn liicht verfügbar
- Si maachen et einfach, Kategorien z'erkennen
Zum Beispill, wann Dir all Är Client Dateien an giel hängenden Ordneren, Finanzinformatiounen an bloën Ordneren an alles wat mat Marketing am roude Fichier as, bezuelt, kënnt Dir ganz einfach kucken wou Dir sollt e bestëmmte Fichier sinn.
Einfach ass Bescht
De KISS-Prinzip gëlt fir e Filiissystem ze installéieren deen einfach ze benotzen an einfach ze wuessen. Keep It Simple Schéifer! Breet Thema ass et erlaabt Iech einfach nei Dateien ze vergréisseren wéi Dir wuesse, an de Bedierfnes z'ergräife oder regelméisseg ze regléieren.
Et ass einfach datt et einfach gëtt fir Är Pabeier an digitale Fichier als Deel vun Ärem Gesamtdokumisme- Verwaltungssystem ze integréieren .
Go Paperless Where Possible
Wann Dir probéiert Äert Geschäft grénge a maacht de Schicht op e "Paperless Office", kanns de Konten opruffen a se mat Ären aneren digitale Rechnungsinformatiounen opmaachen. E puer vun den neieren Cloud-baséiert Rechnungssoftware-Programmer erlaabt dëst mat engem mobilen App, deen Iech e Mobiltelefon snap bezuelt e Reprise kritt an ze erfëllen an et op der Flucht ze schécken (kuckt d'Best Accounting Software fir kanadesch Small Businesses ).
Hutt Dir vergiess, datt Kopie Kopien oder digitale Biller vun Ausfallzäiten allgemeng acceptabel sinn fir d'Kanada Revenue Agency (CRA), wann se kloer erkennbar sinn. Wann net, kann d'CRA d'Original Dokumentatiounspolitik während e Audit oder Routine-Ufro fir Dokumentatioun kucken, sou datt d'Originaler ëmmer fir d'Zäit verschriwwen ginn. (Kuckt, wéi laang muss ech meng Business Rekord halen? Fir méi Informatiounen.)