De Wee wéi Dir e Client am Telefon gréissen ass wichteg fir Äre Betrib
Hautdesdaags sophisticéiert Telefonsysteme kënne méi Saachen fir Entreprisen maachen, déi e groussen Volume vun Appellen hunn, mä déi selwecht Systemer sinn oft frustréiert fir Appelieren, déi einfach mat enger Persoun schwätzen.
Wann d'Clienten endlech e Member vun Ärem Personal erreechen, ass et wichteg datt de Leit, deen den Telefon beantréit, d'Leit unzemellen. Einfach setzen: behandelen Ären Appelléier sou datt Dir wëllt op e Business Call behandelen.
Hei fannt Dir e puer Schlësselpunkten fir wann Dir professionnelle Telefoninteraktioune féiert, déi Iech hëllefen an Är Employeren Iech eng Geschäftskultur an Ärem Betrieb schafen.
01 - Iwwerdréckruffen
02 - De Knäppchen op Hänn setzen
Wann e Gespréich hänke bliwwen ass eng Minutt e bësse wéi ëmmer, egal wéi schéin ass datt Är Entreprise Musek hänken ass. Versicht e Paus an der Gespréich ze warten, ier Dir Notzer sot, Dir setzt se op Halten - dat heescht, Ënnerbrieche kënnen ze verhënneren wann iwwerhaapt méiglech sinn. Vergiesst sécher datt si verstoen firwat Dir se se ophalen hält a wahrscheiwe wéi laang et et da kënnt. Entgéint fir Är Onbequemheet, a wann se net färdeg kënne halen, ass et besser fir Iech se ze ruffen anstatt ze froen ze ruffen. An et probéiert ze usträifend fir ären Approche ze sinn; Nëmme wann een se gär hält, sou wéi héiflech wéi d'Situatioun erméiglecht.
03 - Ofruf e Ruff
Et gi verschidde Grënn, déi Dir eventuell e Ruffe benotze mussen, ier de Ruffei bereet ass. Wann e Gespréich iwwerdréit ass oder gebraucht rudderen oder bedrohend Sprooche musst Dir net esou toleréiert toleréieren. Sot hinnen, datt Dir den Appel wéinst senger offensiver Sprooch beäntweren, awer net mat Beleidegungen oder Back-a-vir. Gitt sécher datt Dir dësen Ukënneg bei Äre Supervisor ze reportéieren.
Wann Dir e Ruff brénge musst, well e Gespréich einfach einfach laang gewuess ass (dat ass méi dacks de Fall), waart eng Paus an probéieren d'Dinge politesch ze maachen. Dir kënnt eppes soen wéi "Et ass léiwe mat dir sproocheg, awer ech muss elo nach eng aner maachen." Bitt wann den Anrufer aner Froen huet, ier déi Persoun gitt, awer klären datt Dir den Ruff beendet huet.
04 - Individuelle Voice Mail Greetings erstellen
Eng Voicemail Begréissung ass eng Ausso vum wien Dir sidd a wat Är Firma Wäerter. Eng kuerz a brutal Voicemail begréissen Iech net e gudde éischte Éducatioun, an eng laang dauerhafte Begréissung frustréiert Animateur. Versicht e bësse méi effizient ze stellen: soen waat Dir sidd, de Numm vun der Gesellschaft, a firwat Dir net an der Nout kann den Ruff (ausser Büro, op engem anere Ruf, weg fir eng Zäitperiod) ze äntwerten. Dir braucht net ze vill Detailer ze presentéieren - genuch genuch fir datt den Appell weess datt hien oder hatt héieren huet an datt Dir den Uruff zréck kritt.
05 - Schreift e Skript fir e automateschen Attendant
Déi éischt Saiten, déi Är Clienten a Geschäftspartner héieren wann se d'Entreprise nennen, wäerten automatesch Begleetendung vun Ärem Telefonssystem sinn. Présentéiert déi nummeréiert Optiounen ugeholl datt Äert Ruffeur net mat der Gesellschaft vertraut ass a brauch Führerschäin. Vergewëssert Iech datt d'Leit uginn, datt wann se eng direkt Extensioun fir eng spezifesch Persoun hunn, kënne se direkt un dës Persoun direkt ze kommen.
Fir all aner Ruffe probéieren déi vertrautlech Nummeren fir all Extensioun ("Press Null fir d'Opnahmung" ze benotzen). Beschreiwt d'Departement virun der Zuel fir zum Beispill, "Fir Client ënnerstëtzen, dréckt 5."
06 - Schreift e automatiséierte Attendant Skript fir After-Hours oder Business Closures
Wann Är Firma nach eng gewëssen Zäit oder op de Weekend zou kënnt a kee kënnt ufroen oder Är Enconten hëllefen, schreift en After-Hour automatesch Begréissung. Erzielt Är Anrufer op d'Fanger op datt d'Geschäft geschlossen ass, a bitt se un d'Enn ze ruffen. Vergiesst net datt Dir Är normale Stonnen Operatioun schloen.
07 - Wann Dir e beruffleche Telefon Message leeft
Voicemail ass e Standardtuerm vun all Business-Class-Telefonesystem gewuer ginn, an Dir wësst, wéi Dir eng professionell Voicemail Telefon Noriicht verloosst - zousätzlech wéi Dir Iech positiv op Är Entreprise beäntwert. All Mataarbechter, déi den Telefon als Deel vun hirem Job benotzen, sollten wëssen, wéi Dir eng professionell Telefonsmeldung verloosst .