Maacht e professionelle Automatiséierter Skript

by James Bucki

De Business Etiquette vun Automated Attendants

Är computeriséierter automatiséierter Begréissung fir Är Business Telefon System ass d'éischt wat Är Clienten an Geschäftspartner héieren wann se Är Firma nennen. Fir Éischtzënger kënnen nëmmen e puer Chance hunn e gudde éischte Éducatioun ze maachen an dat ass Är automatiséiert Begleet. Fir Leit, déi Är Firma oft benotzt, wäert Dir Är automatesch Begleetungsprozedur esou effizient wéi méiglech maachen, fir datt se keng Zäit oflafen fir Ären ganzen automatëschen Begleetskript all Kéier wann se ruffen.

Déi schnellsten an einfachste Wee fir ze programméieren an déi automatiséiert Begleetfeier vun Ärem Telefonssystem ze schreiwen sinn e Skript op engem Textveraarbechterprogramm. Wielt eng Persoun fir de Skript opzehuelen deen eng frëndlech Stëmm huet, kann ouni Stëmmung oder Zéckt an schwätzen an all Wuert a Numm ze pronounéieren an z'entwéckelen.

Automatiséiert Attendant Greeting

Den éischten Deel vum Skript gëtt d'Begréissung. Et ass Är Chance fir Är Firma un Är Gespréichspartner ze presentéieren an hinnen ze verbannen z'erhalen.

Automatiséierter Attentat Gréiss Do

Fänkt mat engem Respekt fir hiren Ruff oder Geschäft
Bleift de Begréissungsmatch ze halen dofir d'rufft d'Telefonserklärung net all Kéier wann se ruffen
Benotzt Är Markéierung, Slogan an Websäitennamen, oder wann Dir se hutt.

Automated Attendant Greeting Don'ts

Huelt net méi wéi zwee oder dräi Sätze, fir Är Appelléieren ze begräifen
Fannt Är Websäit net z'ënnerstëtzen, wann et net vill wäertvoll ass fir Är Clienten ze bidden

Maacht net eng Slogan oder eng Schlëssel just fir d'Begréissung ze fëllen.

Automatesch Attendantoptiounen

De gréissten Deel vum automatiséierte Begleeder presentéiert d'Optiounen, déi Är Approche mussen ausmaachen fir un déi Persoun ze kommen, déi se brauchen ze schwätzen. Et ginn zwou Zorte Leit: 1) Leit, déi net mat Ärer Entreprise vertraut sinn an Dir braucht guidéiert an (2) Anrufer déi genau wëssen, wien se brauchen fir ze schwätzen an hir Erweiderung ze kennen.

Automatiséiert Attendant Opmaache Maacht

Benotzt Optiounen, déi allgemeng ugeholl ginn. Zum Beispill "Press Null fir d'Receptionist", "Dréckt de Pound-Taste fir zréck op déi virdrun Menü."
Gitt Är Animateur esou séier wéi méiglech, wann se d'Verlängerung vun der Partei wielt wann se se schonn wëssen.
Gitt Är Anruffnën unzefänken wann Dir d'Menüoptiounen viru kuerzem geännert hunn. Dëse Benennung nodeem dräi Wochen uginn.
Huelt déi meescht heefeg genannt Optiounen zuerst.
Gitt d'Optiounbeschreiwung virum e Wuert Nummer. Zum Beispill, "Fir de Kundendnot" dréckt '5'. "
Kuckt d'Dokumentatioun vun Ärem System fir reservéiert Menüoptiounsnummeren. (zB all Extensioun mat der Nummer "8" an duerfir "8" kann net als Menüoptioun benotzt ginn).

Automated Attendant Opmaachen Don'ts

Sot net "Sot", ier Dir all eenzel Optioun presentéiert gëtt (zB "Dréckt 1 bis ... dréckt op 2 bis ... dréckt 3 bis ..." etc.)
Huelt net méi wéi sechs Optiounen zu enger Zäit. Wann Dir méi wéi sechs Optiounen hutt, erstellen ech eng Multi-Tiered Menu Struktur. Zum Beispill "For Sales and service options" dréckt 5. "
Huet net ugeholl datt jiddereen e Wëllkomm Telefon huet. Wann eng Menüoptioun net innerhalb vun dräi Sekonnen vun der Enn vun der Begréissung ausgewielt gëtt, verbitt den Anrufer un der Opnahmung.

Sample Automated Attendant Scripte

Merci fir den Numm The Operations Tech Company, wou "Technik an Entreprise zesummen kommen". Wann Dir d'Verlängerung vun Ärer Partei kennt, kënnt Dir et all Moment änneren. Setzt weg an eng vun den folgenden Optiounen. Fir Kundenservice dréckt '1'. Fir den techneschen Support dréckt '2'. Fir eis regulär Geschäftsstrooss drénken '3'. Fir d'Rechnungsbetrag dréckt '4'. Um Kaaf, dréckt '5'. Fir e Standuert an der Géigend ze fannen, dréckt '6'. Oder dréckt '0' fir d'Opnahmstierm oder op der Linn bleiwt a jemand Iech hëllefe kuken.
Wëllkomm bei der Operations Tech Company. Fir Äre Kontostatus ze kontrolléieren, besicht eis am Internet. Wann Dir d'Verlängerung vun der Persoun weess, kënnt Dir et all Moment änneren. Fir d'Firma verëffentlechen, dréckt '1'. Wann Dir d'Verlängerung vun der Persoun weess, kënnt Dir et all Moment änneren. Fir d'Firma verëffentlechen, dréckt '1'. Fir den techneschen Support dréckt '2'. Fir de Kredenservice dréckt '3'. Fir Verkaf an Marketing, dréckt '4'. Wann Dir gär mat der Opfangpersonal schwätzt, dréckt '0' oder bleiwt op der Linn an e vun eisen frëndlechen Personal Member hëlleft Iech. Merci fir den Numm The Operations Tech Company, wou "Technik an Entreprise zesummen kommen".

No-Hour, Weekend & Holiday Shutdown Automatiséierter Attentat Gréiss

Wann Är Firma nach eng gewëssen Zäit oder op de Weekend zou kënnt a kee weess fir Är Approche ze äntwerten oder ze hëllefen, schreift en After-Hour automatesch Begréissung. Erzielt Är Anger virun op datt de Betrib zougemaach gëtt an se froen ob se um Enn enden. Och Är normale Stonnen Operatioun unzefänken.

Sample Automatiséierter Attentater After-Hours / Weekend Script

Merci fir den Numm Operations Tech Company. Mir sinn elo zougemaach. Mir si vu 9.00 bis 22.00 Auer Méindes bis Freides, an 10 Auer bis Samschden, Mëttwoch Normal Standard. Wann Dir d'Verlängerung vun Ärer Partei kennt, kënnt Dir et all Moment änneren. Nëmme wann Dir an eisem normale Geschäftsstuf zréck rufft, da kënne mir Iech hëllefen. Merci fir den Numm The Operations Tech Company, wou "Technik an Entreprise zesummen kommen". Äddi.
Merci fir den Numm Operations Tech Company. Mir sinn elo zougemaach. Wann et eng Nout-Situatioun ass, rufft Dir eis Äntwert op 585-555-1234. Wann Dir d'Verlängerung vun Ärer Partei kennt, kënnt Dir et all Moment änneren. Wann Dir e Kont op eis hutt, kënnt Dir Är Status 24 Stonnen den Dag 7 Deeg an der Woch op www.operationstech.about.com. Eis normale Stonnen Geschäftszeeche sinn vu 9.00 bis 17.00 Auer Méindes bis Freides, an 10 Auer bis Samschden, Samschdes Standard Time. Nëmme wann Dir an eisem normale Geschäftsstuf zréck rufft, da kënne mir Iech hëllefen. Merci fir den Numm The Operations Tech Company, wou "Technik an Entreprise zesummen kommen". Fir dës Noriicht ze widderhuelen, dréckt d'Pound-Taste. {3 Sekonne Pause} Goodbye.

Saisonsautomatéiert Attentate Gréisser

Fir Är Geschäftsbezeechnungen ze promovéieren oder nëmmen eng speziell saisonal Begréissung fir all Är Anrufer ze verlängeren, kënnt Dir Är automatesch Begréissung fir eng begrenzte Zäit virstellen. Benotzt dëst späicheren a nëmmen, wann et den Geescht vun Ärer Firma reflektéiert. Zum Beispill, e Feierdag vun der Saison, déi Är Appellë wënscht a Wuelstand am Neie Joer wënscht, wären kaum bei enger Kollektivagentur sinn.

Dir hutt The Operations Tech Company erreecht. Vun "eis Famill" un "Äer Famill", wëlle mir Iech eng friddlech Vakanzenzäit a Succès Neie Joer wënschen. Wann Dir d'Verlängerung vun Ärer Partei kennt, da kënnt Dir ...
Merci fir den Numm Operations Tech Company. Frot Äre Client Service rep bis de 4. Juli Ofkommes op all Ersatzservicer. Wann Dir d'Verlängerung vun Ärer Partei kennt, da kënnt Dir ...

Prouwen a Testen

Virun Dir Äre automateschen temporäre Skript opgeholl hutt, hunn déi Persoun déi dir ausgewielt hutt, liest et se e puer Mol virun Iech. Benotzt dofir eng Ausserdeeg an Aussiicht. Nodeems de neie Begréissung opgeholl ginn ass, fuerderen Är Telefonsystem direkt un d'Opnamen fir Feeler ze kontrolléieren an ze sëcherstellen datt all Optioun ugekënnegt Aarbecht ass wéi geplangt.