Wann awer d'Eventplanung kritesch ass, wann Dir de Fall gläicht gitt, da wëlls Dir och Resultater vun all Är Beméiungen.
Dofir ass Är Organisatioun e "Hostcomité".
Wat ass e Hostkomitee?
En "Hostcomité" ënnerscheet sech vun enger traditioneller Eventplanungscomité. Amplaz vu Leit, déi aktiv Planung, Schedulung oder opruffe fir d'Evenementer vum Dag oder den Owend, ass de Betribskommissioun eng Team, déi hir Netzwierker benotzt fir sécher ze sinn, datt d'Event e Schlag war. E puer Gasthiewel Member kënnen wielen:
- Encouragéiert hir Frënn, Famill oder Kollegen, fir Ticketen ze kafen
- Sammelen Auktioune vun lokal Geschäftsleit
- Verkeeft Verkafverbindungen fir Téi Präis oder Event Catering
Natierlech ginn et onnëtzlech Weeër wou een Hostkomitee kann Är Karitibilitéit eventuell besser maachen wéi soss . Denkt un engem Hostcomité als den aktuellen Host vun enger Party; Jiddereen dee déi bescht Gäscht invitéiert, weess wéi en fir d'Ernärung an d'Dekor dekoréiere kënnt an Dir kënnt mat Leit verbannen, déi den Event e ganz Erfolleg maachen.
Well en Hostkomitee kann d'Suen erhéijen an enger Veranstaltung erhéijen oder méi Medien opmerksam sinn, fir ze fannen an ze rekrutéieren.
Wiem deen fir Är Hostcomité wielen
E wierklech equipéiert Host Comité wäert net bezuelte Marcheren oder Eventanzeechnungen sinn. Anstatt se sollten extrem Membere vun Ärem existente Veräin, Spendenbasis oder Fräiwëlleger mat Verbindungen an der Wëllen, fir erauszekommen.
Äre Hostcomité kann tëschent nëmmen e puer Mënschen op Dots sinn.
Déi méi Leit op Ärem Kommitee, wat méi effektiv si kollektiv op de Succès vun Ärer Manifestatioun maachen.
Dir kënnt Gäert Comité Memberen fast egal woubäi, wéi:
- E Member vum Comité oder Vizepresident an Ärer Organisatioun
- Fräiwëlleger déi houfreg sinn an der Gemeinschaft
- E Spender, deen Verbindungen zu lokale Geschäfter huet
- En Donateur oder Bäitrett Member, deen extensiv Kontakter an Ärem idealen Donor Demographie huet
- Fräiwëlleger déi kenne Vendors oder Locatiounsbesëtzer wëssen
- Lokal oder national Promiden, déi häufeg fir Är Ursaach hëllefen
Wann Dir eenzel Leit hutt, déi Dir géift gär géift gär fir Är Gaaschtkommissioun zesummefannen; Et ass Zäit, se ze rekrutéieren.
Wéi Dir en Hostkomitee Rekruten
Sicht an connectéiert mat Leit, déi exzellent Gastgeber Komitee Memberen maachen. Dozou just net jidderengem ze froen op en Hostkomitee. Eng formell Invitatioun ass de beschte Wee fir d'Membere vum Komitee anzebezéien.
An engem Gasthiewesch Invitatioun ass et wichteg ze sinn:
- Komplett Informatiounen iwwert d'Evenement an Är Organisatioun (Datum an Plaz)
- Informatiounen iwwer den Zweck vun der Manifestatioun (Spenden fir eng spezifesch Saach)
- Beispiller fir wéi e Gasthiewent Member kann dozou bäidroen
- En Datum fir ze reagéieren oder mat Ärem Team ze verbannen
- Eng "erweidert" Merci fir se ze lëschten, datt Dir begeeschtert ass ze invitéieren
- Ären Numm / Kontaktpersonal a Kontakt Informatioun
Vergewëssert Iech datt potentielle Memberen hir Participatioun wëssen datt se erkannt an geschätzt ginn an datt se e wesentlechen Impakt hunn ze maachen.
Wann Dir wësst, wéi Dir Äre Invité-Bréif invitéiert, da sidd Dir e puer Beispiller vu Kollegen ouni gemeinnegen Websäite. Wann Dir eng einfache Benotzung schreift, kopéiert a pompen d'Schabloun ënnen an fëllt Är Informatioun an all de Klammeren.
[Datum]
Léif [Insert Name]:
Ech schreiwen Iech ze liesen Iech iwwert eng spannend Event ze maachen déi [Äre Organisatiounname] fir [Méngt] fir [[City Insert] ze plangen.
Am [Méint + Joer (wa verschidde wéi d'aktuell ass]], [Organisatioun] bréngt de [Eventnam] zu [Stad] fir d'Sensibilitéit vu [Ursaach / Sozialproblematik / Problem vun Ären Organisatiounsadressen) ze vergréisseren an Ënnerstëtzung fir [ Programmer / Initiativen / Efforten].
[Fügen esou relevant Informatiounen iwwert den Event / Zil / Thema].
D'Evenement gëtt a [City] bei [Event Venue (wann Dir et hutt)] op [Datum an Zäit].
[Virnumm], mir wollten Är Hëllef fir dës Veranstaltung maachen - an anerer hunn et esou gemaach - e Succès. Wann Dir gären en Deel vun dëser Manifestatioun an och zukünfteg Evenementer ass, wäerte mir Iech am gréissten dankbar sinn, wann Dir dës formell Invitatioun akzeptéiere géifs en Deel vun eisem Host-Comité ze ginn.
Et ginn e puer einfache Wee'en fir matzemaachen:
- Deelt Är Numm oder Är Organisatioun un, als Member vun eiser Hostcomité
- Invitéiert Är Kollegen, Frënn an d'Noperen fir e [Tabelle / Ticket] op eisen Event (en) ze kafen?
- Kommt eis fir déi Manifestatioun
- [Setz spezifesch Ufro op Basis vu Standing, Verbindungen.]
Mir wären och gär, wann Dir als Erwaardung vun Ärem eegene Dësch gesammelt an invitéiert Frënn a Kollegen en Owend vum Spaass. Är generéis Ënnerstëtzung hëlleft eis d'Wuert iwwer [Ursaach] ze verbreedegen a mécht en Impakt.
Een Member vun [Organisatioun] kontaktéiert Iech innerhalb vun der [Zäit Zeil umzebréngen], fir d'Detailer vun eiser Hostcomité diskutéieren an ze diskutéieren iwwer Är Aktivitéit, wann Dir interesséiert sidd.
Mir freeën eis un Iech ze schaffen, fir [Eventnam] an zukünfteg Evenementer e Succès ze maachen! Merci fir Är generéis Berodung an Ënnerstëtzung.
Glécklech,
[Ären Numm]
[Positioun an Organisatioun]
[Organisatioun Name]
[Umeldungsnummer]
Nodeems Dir Äre Hostcomputer Rekrutéiert hutt
Wann Dir Är gewielte Komitee Member invitéiert hutt, kritt Dir e puer Akzeptanzbriefe oder Uriff. Allerdéngs, ier Dir an d'Detailer vun der Manifestatioun oder wat Dir Iech gär hätt, ze maachen, e kuerze Gespréich mam Kommitee. Ouni eppes vu hinnen erofsoen, loosse se:
- Kennen Dir mäi Partner
- Diskutéieren wéi se an Ärer Organisatioun beteiligt sinn
- Iwwerpréiwung Materialien oder Präsentatiounen iwwer Är Ursaach / Aarbecht
- Brainstorm Iddien iwwer wéi se wëllen dozou bäidroen
Vun do aus kënnt Dir Är Kenntnisser sammelen a wësse wéi Dir et gär géift si zesumme schaffen (Konten invitéieren oder fir Auktioune Produkter erauskommen). Si kënnen och an "Ënnerkommisséë" gespäichert sinn, wann Dir eng grouss Grupp gehéiert
Natierlech ass et net d'Aufgab vum Hostcomité eleng fir Äre Event ze planen a ze fuerderen. E Hostcomité soll zesumme mat Äre Fräiwëlleger oder Event Planning Comités fir Tickets verkafen, ze stellen datt Neiegkeeten sponsoren gëtt behaapt, Auktioune Produkter sinn reichlech, an datt d'Nuecht fir d'Participanten kënnt.
Erkennt d'Effort vun Äre Host-Comité
Wann d'Evenement eriwwer ass, musst de Memberstates vun de Gäscht e puer vun den éischte Leit soen, déi Dir soen, op der Manifestatioun an mat enger schrëftlecher Merci den Dag duerno. Wat Dir méi iwwer Äre Hostcomputer engagéiert, wat se méi an der Zukunft wëllen zu héiren.
Gitt d'Leit an Ärer Organisatioun oder der Gemeng, déi Iech hëllefen, Är nächst Evenement z'ernimmen. Si konnten e groussen Ënnerscheed maachen an d'Quantitéit vu Geld Dir bréngt an d'Programmer déi Dir ënnerstëtzen.