Ier Dir W-2 Formen preparéiere a verdeelen

01 - Maacht sécher Dir hutt richteg korrekt Aarbechtskollegen als Mataarbechter

En Employé ass en Aarbechter deen d'Aarbecht op der Aarbecht vun engem Employeur mécht. Am Allgemengen, jiddereen, deen d'Servicer fir eng Organisatioun erliewt, ass en Employeur, wann d'Organisatioun kontrolléiere wat wat geschitt a wéi et geschitt ass.

Enner anerem eng onofhängeg Optraghueler eng individuell oder geschäftlech Firma, déi Servicer fir eng aner Persoun oder Firma ubelaangt. De onofhängegen Optraghueler ass eng separat Geschäftsunitéit a gëtt net als Employé betracht. E puer Beispiller vun onofhängege Kontraktoren sinn Consultants, Agenten oder Broker. D'Aarbecht vun onofhängege Kontraktoren ass oft fatzeg oder net essentiell fir d'Geschäft; zum Beispill e Reinigungsservice, Payrollprozessor oder IT Service.

Liest méi iwwer d' Verdeelung vun de Mataarbechter als Mataarbechter oder onofhängeger Kontraktoren , a Konsultatioun vun engem Beschäftegungsanalytiker fir Hëllef.

02 - Kontroll a Verdeelungsdatum fir de Moment am Joer

Zwee Schrëtt sinn am W-2-Prozess involvéiert. Den éischte Schrëtt de W-2 Formulaire fir d'Mataarbechter ze verdeelen. Déi zweet Schrëtt ass dës Form mat der Social Security Administration. (SSA)

Den Termin fir d'Distributioun vun den Mataarbechter an der Aschreiwung mat der SSA ass den 31. Januar vum nächste Joer. Dëst ass eng nei fréi Fréift fir fir d'SSA-Fichieren ass opgestallt fir de Steiertabell ze vermeiden. Liest méi iwwer d' W-2 an 1099 Frist.

Vergiesst sécher, datt Dir Mataarbechter am Ufank Januar verëffentlecht, also hunn se Zäit ze iwwerpréiwen, fir Fehler ze vermeiden.

03 - Kontroll Mataarbechter W-4 Formulär

D'Patronen sinn néideg fir e W-4 Formulaire op der Datei fir all Employé op all Zäit ze kréien. Form W-4 beinhalt Informatiounen déi néideg sinn fir den Betrag vun der Employeur vum Fiskalfongbesteierung ze verhënneren, mat de Familljestand, der Unzuel vun den Ofhängegidder, an all weider Konditioune festzehalen.

De Form W-4 muss bei der Miete fäerdeg sinn an iergendwann de Beschäfteger eng Ännerung maache wëll. Den Employeur sollt den W-4 Formulaire ännere wann d'perséinlëch Informatioun vun der Mataarbechter (ënnert anerem e Familljerecht a Zuel vu Leit) ännert oder wann d'Adress vun der Mataarbechter äntweren. De Mataarbechter kënnen och d'W-4 Formulaire ufänken fir all d'Zuel vu Réckbehale ze änneren.

All Joer virum Enn vum Joer sollen d'Patronen alle Mataarbechter froen fir d'W-4 Form ze revidéiert fir sécher ze sinn datt d'perséinlech Informatioun korrekt ass.

Verwierklecht Bescheed hunn d'korrekt a aktuell Informatioun iwwer Form W-4 Iech hëlleft Iech ze preparéieren a verdeelen W-2 Formulairen.

04 - Informatioun fir Payroll Informatiounen fir W-2 Formulare

Als éischt, Dir musst e puer Grondinformatiounen iwwer Är Firma fir all W-2 Formulare brauchen:

• Är Entreprise Identitéitskaart
• Den Numm, d'Adresse an de Postleitzuel vum Geschäft
• An Är Firma fir d'Staatsbesuergungsnummer

Duerno musst Dir Informatiounen iwwer all Employéën, perséinlech perséinlëch Informatiouns- a Liwwerzieler Informatiounen sammelen:

• Employé d'name an d'Adress an d'Sozialversécherungsnummer oder aner Tax Nummer
• D'Betrag bezuelt dës Mataarbechter: Total Sald, Tipps an aner Kompensatiounen
• Betrag vun de Fiskalitéitssteier gehënnert
• D'Sozialversécherung (bis zu der Sozialversécherung Maximum fir d'Joer)
• Medicare Léin an Tipps an Medicare ofgesat ginn, och d' Medicare - Steiererhéijung fir Hochzäite Mataarbechter.
• Allocated Andeelungsbezueler bezuelt
• Ofhängeg Versuergung vu Betreiungspflichten, an aner Virdeeler, déi de Mataarbechter steierbar sinn
• Fir all Staat, wou de Mataarbechter geschafft huet, hunn d'Staatsléinen a Spide bezuelt an d'Staatsfinanzéierungsnuecht gehollef
• Lokale Léin a bezuelte Punkten bezuelt a lokal lokale Besteuerungsstéier gehaalen.

05 - Iwwersetzung W-2 Veraarbechtung - Wéi wäert d'W-2 erstallt ginn?

Wann Är Entreprise nei Payrollveraarbechtung ass oder wann Är Liwwerungssituatioun viru kuerzem geännert gëtt, ass et eng gutt Iddi fir de Prozess ze kucken, ofzeschafen an ze verdeelen vun den Berichten vun den End-of-Year-Mataarbechter. Dir kënnt W-2 Formen aus engem Büro Supermarché kréien, Är CPA, vun der Steier- oder Comptabiliséierungssoftware oder vum IRS.

Remarque: Dir kënnt W-2 Formulär vun der IRS oder soss anzwousch am Internet benotzen. Kopie A vun der W-2 Form ass an enger spezifescher Faarf vu roude Tënt a kann net verdoppelt ginn. Dir musst d'spezifesch IRS Form vun A kopéieren A mat der Sozialversécherungsadministratioun (dat ass déi Kopie déi Dir am Februar feelt).

Hei sinn e puer Méiglechkeete fir W-2 Form ze preparéieren:

• Benotzt Buchhaltung Software . Wann Dir e puer Employéën hutt an Dir Account Accounting Software benotzt, kënnt Dir en Add-on ophuelen fir W-2 Formulare mat dësem Software ze preparéieren.
• Benotzungssteier Software benotzen. Wann Dir eng vun de gemeinsamen Steierparametreprogrammer Programmer benotzt, entweder online oder an enger Desktop-Version, an Dir hutt d'Business-Version vun dëser Software kaaft, ob si W-2 Veraarbechtung abegraff. Shirley Elmblad, Guide to Financial Software, huet en Artikel iwwer Steierbeduergunge revidéiert
• Kaaft W-2 Formulairen . Déi gréisste Bürozuel Firmen hunn Virdeeler vun der W-2 virgeschloen fir se mat Software op enger CD ze kréien, déi Iech erméiglecht, d'Informatioun fir dës Formen manuell z'änneren an dës op Äre Printer erauszegoen.

Egal wéi Method déi Dir benotzt fir d'W-2 Formulairen auszefëllen an drécken sollen och W-3 Transmissionsformen hunn .

06 - Entscheedung Wéi verbréngt W-2 Formen fir Mataarbechter

Wann Dir W-2 Formen geschaaft hutt, ass Är nächst Entscheedung wéi se se an d'Mataarbechter verdeelen. Vergiesst datt d'Deadline fir d'Verdeelung vu W-2 Formen ass fir d'Mataarbechter ass den 31. Januar vum Joer no dem Steiersystem. Zum Beispill d'Patronen, déi verlaangt sinn, de Wuelstand 2016 ze verdeelen, bis den 31. Januar 2017 ze verdeelen.

Dir hutt zwou Méiglechkeeten fir d'gedréckte W-2 Formulare fir Mataarbechter ze verëffentlechen: entweder mailen se a verdeelt se un Mataarbechter a Persoun. Wann en Employeur seng W-2 Form opkënnt, kënnt Dir de Mataarbechter soen datt d'Form opgefëllt ass, fir Froen ze vermeiden ob et geschitt ass.

07 - Préift fir Fuerer Dir schéckt W-2 Forme fir Mataarbechter

Fir Froen ze minimiséieren a W-2 Formulairen ze schécken, kontrolléiert d'W-2 Formulare fir Feeler a benotzt dës Checkliste. Gemeinsam W-2 Feeler schloen d'Benotze vum falschen Joer ze maachen, net ze informéieren, Informatioun an der falscher Këscht auszemëschen an net ze verhënneren, datt d'Sozialversécherung ophëlt.

08 - Mataarbechter Ufroen fir doppelte W-2 Formulare

D'Mataarbechter vermëschen oft d'W-2 Formulairen a verléieren si kënnen an Är Payroll Departement forcéieren eng Kopie vun hirer W-2 Form. Virun Är W-2 Formen ze verdeelen, zitéiert wéi Dir Iech mat dësen Ufroen ëmgeet:

• Wann Dir d'Formen intern géif ausgedréckt hunn, kënnt Dir einfach d'W-2 Form drécken an Dir et dem Employeur mailen oder mailen.
• Wann d'Form vun engem externen Lohn-Service erstallt gouf, kënnen se Iech op d'Käschte vum Reprégning an de Formulair opmaachen. Dir wëllt Mataarbechter fir eng éischt Duplikatform bezuelen, oder eng zweet Duplikat an engem Joer (et geschitt!).

Wat och ëmmer Dir décidéiert, et ass eng gutt Iddi fir Är Politik iwwert d'duplizéiert Formen un Mataarbechter ze kommunizéieren. E Prêt fir duplizéiert Formen schéngen extrem ze sinn, awer et kann op d'Zuel vu verluerene Formen ofgeschnidden hunn, déi Dir maache musst.

09 - Fichier W-2 a W-3 Formen mat der Sozialversécherungsadministratioun

Nodeems Dir décidéiert hutt fir W-2 Formulairen ze preparéieren an dës Formulare mat Employéen ze verdeelen (am 31 Januar vum Joer no dem Steiersystem) ass Är nächst Entscheedung fir ze bestëmmen wéi dës Formulairen mat der Social Security Administration (SSA) .

All W-2 Formulairen musse mat der Verwaltung vun der Sozialversécherung abegraff ginn, mat enger transmittaler Form W-3 . Zwee Optioune fir dës Formulare ze formuléieren:

• Dir kënnt online an der Business Services Online Rubrik of der Websäit vun der Social Security. Dir musst iech als éischt unzemellen, da fëllt d'passende Formuléierung online. Wann Dir Fichier online mat der BSO hutt, musst Dir net W-3 Formulairen.
• Dir kënnt och Formulaire W-2 Formulairen zesumme mat Form W-3 op d'Verwaltung vun der Sozialversécherung mailen.

Hei ass méi Informatiounen wéi Dir en W-3 Formula virzebereechst .

10 - Préift Reguléierung fir Wëlle vun W-2 Formulär

Wann Dir e W-2 Formulaire fir en Employeur fäerdeg ass, gëtt een Deel vun där Form (Kopie 1) fir de Staat geschéckt, wou de Mataarbechter funktionnéiert. Wann de Mataarbechter an méi wéi engem Staat fonktionnéiert, musst Dir eng Kopie vum W-2 Formulaire fir all Staat ofginn.

Jiddweree Staat huet verschidden Ufuerderungen fir d'Presentatioun vu W-2 Formen an all Sëtzformen. Kuckt mat Ärem Steierzueler vun Ärem Staat oder de Staat Erléisseffekt fir datt d'Ufuerderunge vum Staat léieren.

UPDATE: Vill Staaten si mat dem fréie 31 Januar fréizäiteg mat der WSA 2s mat der SSA konform.

Liest méi iwwer Staatspontrollen.