De Verkeefer produzéiert eng Offer op Basis vun hirem Verständnis vun den Ufuerderungen, déi an der RFP festgeluegt ginn. D'Concerten proposéiert déi entweder d'Auswiel vum gewënnleche Vendor oder eng Short List of Vendors produzéieren déi Iech duerno Präsentatiounen an d'Firma bréngen .
Definéiert d 'Request for Proposal Document
De RFP-Dokument ass entscheedend fir e Verkäufer ze kréien, deen d'Geschäftsbedingunge vum Client erreechen kann. Wann d'Dokument ofgespaart ass, entweder duerch zweedefache Ufuerderunge, fehlende Ufuerderungen oder onverännerlech Ufuerderungen op de Verkaf , da féiert de RFP-Prozess zu onkompletten Offeren, oder a ville Fäll kee Bidden. Vendorë mussen net op all Offeren ofginn, déi se kréien, an och wann se d'RFP-Ufuerderungen erfëllen kënnen, kënnen se net d'Kapazitéit hunn d'Ufuerderungen ze froen. De spéider gëtt oft fonnt, wann e Client de RFP hir kleng Verkafter schécke kéint, déi Leit an hire Beräich kënne sinn, awer net iwwer d'Mëttele oder d'Kapazitéit de Besoinen vum Client erfëllen.
All Ofdeelungsprinzip gëtt ënnerschiddlech baséiert op Ufuerderungen, déi definéiert goufen an de spezifesche Besoinen vum Client. Och an der selwechter Firma, en RFP-Dokument ka ënnerschiddlech sinn am Fokus jee no den primären Ufuerderungen. Fir verschidden RFPs kann de Fokus um Präis sinn, anerer kënne sech op d'Liwwerzäiten oder d'Qualitéit vun den néideg Elementer konzentréieren.
Spezifësch Funktioune vum RFP-Dokument
Et ginn e puer Features vum RFP-Dokument, déi néideg sinn. Zum Beispill däerfe all RFP e spezifescht Datum an Zäit hunn, wou de Client all potenziell Ziler un eng Offer proposéiert hutt. Wann d'Offeren no dësem Datum ofginn ginn, sollen se verworf ginn. Wann e Verkeefer kann Zäit net ze maachen, da kann dat eng méiglech Emgang mat der Organisatioun uginn a vläicht d'Liwwerung concernéiert.
Allerdéngs muss de Client et adequat Zäit ubidden fir eng Offer ze maachen. Wann d'Ufuerderungen speziell komplex sinn, mussen d'Ubaufuegungen e Reaktiouns-Team opbauen fir d'Ufuerderungen an d'Gebidder ze bremsen, déi se verstoen an duerno eng Offer maachen kënnen. Wann d'Timeline, déi am RFP definéiert ass ze kuerz war, kënnen Responsoë gemaach ginn an d'Verkafter kënne mat der Komplexitéit vum Projet eegen sinn, an net voll ze verstoen. Dëst wäert zu ongerechte Offeren an e verschwendete RFP-Prozess ginn.
De RFP-Dokument soll de Prozess uginn, wann d'Verkafter zousätzlech Froen iwwer d'Ufroën an de RFP hunn. D 'Vendors sollten net dierf de Client nennen, well dëst kann zu engem Verkeefer ginn zousätzlech Informatioune ginn, déi hinnen e Kompetitivitéitsvirdeel hunn.
Et ass am beschten fir eng Konferenz ze ruffen, fir datt Vertrieder vun all Verkeefer kënnen a Froe ka soen a Froen déi op de Client klickt. Dëst garantéiert e Fairness beim Bietprozess.
En RFP-Dokument muss och de Format d'Händler RFP-Reaktioun genee definéieren. Wann dat net kloer definéiert ass, gëtt Äntwerte verschéckt, déi an verschiddene Formater sinn an et ass net onméiglech fir de Verkeefer ofginn. De Répertoire Réformement soll identifizéieren wat vun dem Verkeefer an all Kapitel erfëllt gouf, wéi Referenzen, mat engem potenzielle Team Member, e Dokument mat den Veranstalter ze verstoen an d'Format fir de Präis. Wann all Verkeefer an dem korrekten Äntwertformat anhëllt, wäert dëst e Verglach vun den Offeren méi einfach maachen.