Fir vill Entreprisen, de Konten ofbefaasst Departement net vill opmierksam wann et eppes falsch ass. Allerdéngs ass et vill vun den Konten ofbefaasst Departement ze kréien déi gutt lafen. Ëmgekéiert ass et vill Problemer, déi aus engem sinn, deen nëmmen entlooss gëtt. Dee Départ hält oft en enormen Effekt op e Business Cashflow , an et ginn Méiglechkeeten, déi kënne gewiesselt oder verluer gi vu Virdeeler vun den Bezuelungsaccordatiounen mat Liwweranten.
Eng gut ausgezeechent Konten ofgeleet Departement sollt Dir profitéieren vu Volume Discounts a fréie Bezuele Rabausben wéi och Bestëmmung de beschte Wee, fir déi meeschte Bargeld fir e Betrib fir aner Ausgaben a Investitiounen ze halen. Dës Departement sollt och garantéieren datt Suppliers hir Verpflichtungen baséieren op Konventiounen an Kontrakter, also wann d'Volume oder d'Qualitéitsnormen net erreecht sinn, d'Froe geléist ginn an d'korrekt Korrekturmaart geholl ginn.
Gemeinsame Konto bezuele Problems
Obschonn et vill Ziler fir d'Reduktiounskäschten an d'Liwwerung vu Bargeld ginn, ett och e puer Hindernisser déi d'Entreprisen beim Versuch fir dës Ziler ze erreechen. D'Canon 2014 Accounts Payable Optimization Study festgestallt datt d'Pappeveraarbechtung eng vun de gréisste Quelle vu Probleemer fir vill Organisatiounen ass, mat der Zäit déi d'Pappe Rechnungen ëmgeet fir déi gréissten Emgang ze sinn.
Aner gréissere Quelle vu Besoinen waren:
- Gitt garantéiert datt d'Bezuelungen am Ament gemaach ginn
- Äerline vun der Rechnungshiervergabprozedur
- Gitt déi bestëmmte Bezuelungskonditioune mat Liwweranten a versécheren datt Obligatiounen op béide Säite getratt ginn
- Deelt mat enger Vielfalt vu Liwweranten a Rechnungssystemer
- Recording a Verifikeren vun der Sécherheet vu Daten an Transaktiounen
Viele vun de Froe sinn hei schlëmm ginn oder duerch eng Vertrauensfaart op d'Fakturatioun vun der Pabeier gemaach. Vergiessen Dokumenter ass e oft Problem bei ville Organisatiounen, wat zu spéichen oder net vergiessenen Ausgaben. Zousätzlech, wann e puer Entreprisen interesséiert sinn fir d'Pappe ze digitaliséieren, sinn d'Majoritéit vun de Fournisseuren ëmmer Postpostere Rechnungen oder se per Fax ze schécken.
Déi meescht kleng Entreprisen behandelen hir eegen Konten ofbezahlbare Akten, a vill vun dësem gëtt manuell gemaach. Zënter e puer Liwweranten hunn op elektronesch Faktioun ëmgeschriwwe ginn, hunn déi meescht Organisatiounen enorm Quantitéiten vum Personal erméiglecht et Daten ze managen an d'Erstellung vun digitaler Kopie vun Dokumentatioun.
Benotze vu Pabeierdokumentatioun verlangsamt oft d'Rechnungshiervergabprozedur, well se Kopië gemaach an d'passende Membere vum Management fir iwwerpréifen. Wann d'Informatiounsaarbecht net einfach oder accessibel ass an engem digitale Format ass et eng Erausfuerderung fir Daten ze analyséieren an ze garantéieren datt déi bescht Bezuelungsaccorde ofgeschloss ginn an datt Obligatiounen erreecht ginn. Zäit an fréi Verloschtverloschter Ofkomme kënnen einfach verluer sinn wann d'Betriber net kënne bezuelen, wann se verlaangt ginn, sou datt d'Sujet'en am Zesummenhang mat Dokumenter kaschten.
Verbesserungen an Optimisatioun
Wéinst der Tatsaach, datt e puer Froe mat der korrekter Gestioun vu Konten ofgeschaaft Departementer aus der selweschter Stierfesursaach stinn, ginn et och e puer Ännerungen, déi Organisatiounen maachen kënnen dat et ëm vill Bedenken an der selwechter Zäit këmmeren. Dräi vun de effektivsten Weeër, déi Entreprisen hir Konten ofgeschaaft Departement Prozesse rationaliséiert kënne sinn:
- Benotzt Objet Zeecherkennung fir d'Dokumentatioun digitaliséieren
- Profitéiert vun online Portalen déi accessibel sinn
- Gestiounsabläicher erstellen
OCR
Während vill Firmen regelméisseg d'Virdeeler vun den Scanner erakréien, fir digitale Kopien vu Pabeieren ze erstellen, schreift allgemeng nëmmen eng Bild vun engem Dokument, deen op engem Computer gespäichert gëtt. Dat heescht, datt d'Informatioun nach ëmmer manuell an eng Datebank erausfuerderen muss, sou datt de Verlust vu Rekord manner vun engem Problem ass, et ass nach ëmmer ze konsuméieren.
Objekterkennung oder OCR, beinhalt d'Scannen vun engem Dokument an d'Donnerwieder vun deem. Dës Donnéeën kënnen automatesch an enger Datebank oder enger Tabelle ersetzt ginn. De OCR-Prozess hëlleft den Problem vun manuellen Fehler fir de Fehler ze manipuléieren an z'erreechen Informatiounen z'erreechen, soubal d'Dokumentatioun kritt gëtt. OCR zielt ongeféier gläichzäiteg fir en Employé als Scannen e Dokument fir eng Bilddatei z'ënnerstëtzen, an et ass normalerweis keng extra Schrëtt. Per Gartner ass et Organisatiounen, déi 80% oder méi vun hire Rechnungen posten kënnen ouni en Employé direkt ze bannen.
Supplier Portals
Enseignéieren der Prozedur fir Rechnungen an Daten an en zentrale System z'informéieren ze kënnen fir Entreprisen ze schafen oder ze profitéieren vun engem Onlineportal, deen e Geschäft an hir Zuelen erlaabt Bestellungen ze verfolgen, kuckt op Rechnungen a kucke wéi d'Bezuelungen gemaach ginn. Dat Daten ze maachen fir eng Rei vu Persounen an enger Organisatioun ze maachen, kënne suergen, datt d'Konten ofbezuelen Departement e proper Iwwerwaachung huet, an et kann hëllefe fir d'Zäit ze schnell ze rechnen fir Rechnungen ze belounen. Lécker fir de Portal erlaabt dës Entreprisen d'Rechnungen an d'Vergaangenheet auszelechnen an ze bewäerten iwwer all Probleemer mat Supplies déi d'Banken oder d'Rechnungsprobleemer hunn.
Aarbechten a Prozesser opbauen
Allerdéngs eng Organisatioun décidéiert fir hir Datenverwäertungsinstanz ze handhaben, et ass wichteg datt et e etabléierte Prozess ass fir d'Gestioun vun Konten a Bezuelungen. Dëst erlaabt Entreprisen ze garantéieren datt d'Operatiounen funktionnéieren an alternativ Alternativ benotzen, wann se agestallt sinn oder zu Fehler oder Verzögerungen féieren. Laut Deloitte, sollten dës Prozesser däitlech gemaach ginn, wat d'Konten liwweren Abonnement, wann se eng Rechnung kritt, wéi d'Donnéeën agedeelt a gedeelt gëtt a wat de Prozess fir Rechnungen anerkannt ass. Et sollten och Richtlinne fir d'Bestëmmung vun de beschte Weeër fir de Bezuele vu verschidden Zorten vu Liwweranten ze bestëmmen.
Obwuel vill Liwwerer Reduktiounen fir d'Bezuelung innerhalb vun 30 bis 90 Deeg bidden, kann et net de Rabatt wert sinn, wann et sou dréit d'Bargeld vun enger Organisatioun. Et ass och wichteg, datt et e Wee gëtt fir ze bestätegen, datt d'Firma an d'Liwweranten d'Virschrëfte vun engem Kontrakt oder Eenegung treffen. D'Workflows fir den Ëmgang mat dëse Froen z'ënnerstëtzen kënnen d'Organisatiounen hëllefen d'richteg Choixen.
Wann d'Liwweranten net rechtzäiteg liwweren, a genuch Quantitéiten oder adequat Quantitéite vum Vorrat ass, kënnen Firmen net op Rechnungen bezuelen, bis dës Saachen geléist goufen. E Workflow kann kritesch sinn an der Grënnung vun deem wat gemaach soll ginn, wann dës Froen entstane sinn. Zousätzlech brauch d'Bezuelung fir Zueler och ze fréi gemaach fir Preisen net ze vergiessen oder d'Strofe fir spéider Verkeefer opzehuelen. All Supplier-Vereinbarung muss dokumentéiert ginn a aktualiséiert gëtt wéi d'Ännerungen ännert, a Prozesser sollten séchergestallt ginn datt all Kont opgemaach gehandelt gëtt.
Aarbechter kënnen och e Gesellschaften hëllefen:
Outsourcing
Digitaliséierter Records, OCR-Verwaltung a Benotzung vun engem Portal, deen Zouliwwerer hunn Zougang zu däerf net eppes sinn, wat fir kleng Betriber néideg ass, mä Organisatiounen sollen net ugeholl datt d'Käschte verhënneren datt e Business ka profitéieren. Obwuel d'Käschte fir opgestallt a permanente elektronesch Systeme sinn fir ville kleng a mëttelgrouss Organisatiounen verbueden ze sinn, ass et an der Hausaarbecht oft net néideg. Et gi verschiddene vun Dritt-Anbieter, déi Organisatiounen dës Aufgaben zoumaachen. D'Organisatioune kënnen d'Outsourcing hëllefen fir alles ze maachen aus engem OCR-Prozess fir eng Firma ze hëllefen fir Workflows ze analyséieren fir d'Liwwerungsverträg analyséieren ze kënnen.
Obwuel Organisatiounen vläit net kënnen d'Käschte fir eng Rei vun IT-Systemer alleng unzefänken, mat engem Dritt-Partei ze handhaben ass oft ganz bezuelbar. Fir Geschäftsleit brauchen d'Käschte vum externen Parteien ze vergläichen fir dës Systeme géint d'potenziell Spuerer an d'Wäert ze bréngen andeems Bargeld ofgëtt, awer d'Outsourcing erlaabt Organisatiounen fir Technologie an Systemen ze profitéieren déi normalerweis zevill kaschten.
- Vergewëssert Iech datt Bestellungen ubidden fir all nei Uerdnung
- Vergewëssert datt Rechnungen matproduktgerechten Produkter matgemaach hunn a vertraulech Ofkommes getrennt sinn
- Iwwerpréift Rekorder fir sécher ze stellen datt d'Bezuelungen gemaach gi sinn, déi se op Zäit maachen an datt se net duplicéiert sinn
- Bestëmmt déi bescht Methode fir Rechnungen ze bezuelen, wéi zB EFT oder Kreditkaarten, fir d'Gebitt ze reduzéieren