Lektiounen erliewt bei der Planung an der Exekution vun der Mammendag vun den Y-ME
Speziale Veranstaltungsplaner - besonnesch déi an der Nonprofit Welt - wëssen datt d'Organisatioun vun engem Outdoor Spendenaktioun eng super Idee ass. Dës Zort vun Evenementer, wéi aner Ideeën fir d'Initiative vun der Gemeinschaft, erfuerderen datt d'Planung fir d'nächst Joer Event eventuell direkt no dësem Fonds finanzéiert gëtt . Et ass wichteg, d'Veranstaltung z'entwéckelen an ze diskutéieren wat gutt geet an wat konnt verbessert ginn wann d'Evenement nach ëmmer an der Équipestëmmung frësch ass.
D'Succèsen an d'Verbesserungen diskutéieren garantéieren, datt dës Funktiounen am nächste Joer eventuell agebaut oder verbessert ginn. Dës proaktive Planung fiert och Wäert fir d'Sponsoren. An, onweigerlech, all erfollegräich Gemeinschaft riicht Hoffnung ze wuesse a wuesse vu Joer zu Joer.
Et ass wichteg datt de Fokus op de primären Objektivitéit vun esou Ereignisse fokusséiert ze bleiwen: d'Spendenaktiounen. Fir déi Eventplaner déi schonn e Gemeinschaftsspazéier gehat hunn, passéiert ee vun de wichtegsten Zäiten fir d'Planung tatsächlech no der Course eriwwer. Fir eis iwwer d'Aart vun der Planung an der Ausféierung vun e Gemeinschaftsfondsspazéierer ze léieren, gi mir hannert de Szenen op d'Mammendag Event vun der Chicago-Y-ME Breast Cancer Organization.
De Y-ME Mammendag Brustkrees Fundraiser Walk
Y-ME gouf 1979 duerch zwee Konschtwierker vun der Brustkreesser gegrënnt 1979. De Non-Profit war bekannt fir seng multi-lingual National Breast Cancer Hotline Programm fir Brustkreespatienten.
D'Programm huet Räich als eenzeg 24-Stonnen Maut gratis Hotline benotzt, déi komplett vu Brëllerkreuzen ausgesat war, déi ausgebildt Peerberoder sinn. Mä d'Organisatioun huet och e jährleche Spendenaktioun iwwer de Mammendag organiséiert, wat hir Programmer a Servicer ënnerstëtzt. Am Joer 2007 huet Y-ME méi wéi 7 Milliounen Dollar mat bal 43.000 Walker aus 12 Stied.
Bis 2008 hu mir 15 Stied matgemaach. Leider huet d'Y-ME 2012 d'Door zougeschloen, awer d'Legacy vun hirem jäerlechen Fundraiser bleiwt e grousst Fallstudium fir net geplangte Eventplaner.
E grousse Succès vun de Suessem vum Y-ME kann op eng organiséiert Approche fir Planung zousätzlech zougetraff ginn an déi éischt wichtegst Ziler beizedroen. Liz Klug, déi fréier Direkter vun speziellen Evenementer hat d'Organisatioun ze hunn no sengem Rekord-Joer 2007 ze soen: "Mir hunn e Plang fir verschidde Punkten am Laf vun der Planungsaarbecht. Also, maache mir Schrëtt fir déi meeschten kritesche Punkten ze promovéieren fir datt mir eis erfollegräich sinn. Zum Beispill, an enger Stad wou mir d'Equipe fir d'éischte Kéier e Event virstellen kann, musse mir op d'Sich stellen, datt mir e super Plaz an der Vergaangenheet sinn, wou d'Leit zréck kommen. Um Wee op d'Strooss, kënne mir d'Kaffispezialitéiten konzentréieren fir eis Broschüren drop ze maachen. "Loosst eis kucken wéi d'Klug an d'Y-ME Eventplanung Équipe esou e Succès Event hunn.
Planung Schrëtt 1: d'Analyse d'Zifferen
Hosting a Community Walk oder ähnlechen Event erfordert eng Rei aner Ziler, déi et an der Vergaangenheet ass, awer letztendlich ass d'Vereenegung oder Charity déi d'Event feelt, fir Sue fir seng Ursaach ze erhéijen.
Dofir ass de éischten Schrëtt an der nächster Manifestatioun geplangt wann d'aktuell Evenement endelt, an déi meescht vun dësen Aarbechten um "Zuelen".
"Mir hunn d'Zuelen nach eng Kéier eng Kéier gekuckt", erkläert d'Liz Klug, "Mir vergläichen wéi mir dëst Joer versus d'lescht [Joer] gemaach hunn. Mir hunn d'Experienz deelhuelen. Mir evaluéiert eis Kategorien Sponsoren. Mir hu geäntwert op all direkt E-Mail iwwer d'Evenementer. "D'Eventplaner ginn och direkt Schrëtt un, fir all déi, déi sech an dësem Evenement beschäftegt hunn, weiderhëllefen.
Klug huet och an d'Detailer geiergert. Awer hir Evaluatioune kucken sech un alles vun der Unzuel vun de Volontäre, déi un de Volume vun den T-Shirt verdeelt hunn. Si hätt dann gefrot, ob si méi oder manner fir de nächste Joer brauch.
Planning Timeline
Fir déi Organisatioun vun enger Gemeinschaftspremière féieren, ass et wichteg ze wëssen wat Schrëtt a verschiddene Fäll behandelt ginn.
Déi meescht ONG'en hunn net de Luxus vu ville Personal an de Benevolatskommissioun Memberen fir de Succès vum Event ze treffen. Mä Planer erkennen datt se sécher si sécher ze suergen, datt si eng Zesummenaarbecht mat der Stadbibliothéik an der ëffentlecher Fabrik Departement fir den Event op de Public Kalenner ze kréien.
Klug proposéiert datt den éischte Schrëtt no der Analyse vum vergaangene Joer d'Zuel soll op d'Rekrutement vun der Firma konzentréieren. Wann d'Veranstaltung net e neie Programm ass, ass et wichteg fir d' Betribsbetriber fir d'nächst Joer Event ze kréien direkt direkt no dësem Evenementer ofgeschloss. "Mir konzentréieren eis op d'Erweiderung vun de Sponsoren, wann mir de Event-Wrap-up Report geliwwert hunn", seet Klug. Si proposéiert och déi folgend Héichpunkte fir Planer déi un enger Gemeng spadséiere fir e Spendenaktioun ze organiséieren:
- Identifiant Sponsoren identifizéieren
- Gaudoumaarbechtprogrammer entwéckelen
- Bestëmmt Aktivitéiten
- Fouss Zäit Rekrutement
- Fannt Eventpräis
- Hold de Event
- Maacht e "Merci"
- Evaluéieren an ufänken déi nächst Evenement
Y-ME géing och eng ausserhalb vun der Logistikfirma leeën fir vill vun hiren logisteschen Ufuerder ze handelen. Mä eent vun den nëtzlechsten huet en Online-Registrierungssystem implementéiert.
Online Erfolleg System Erfolleg
Y-ME huet séier geléiert iwwer d'Bedeitung vum Internet fir d'Online-Registrierung an huet sech staark ënnerstëtzt fir d'Technik vun der Online-Registrierung an d'Spendenaktioun.
Si investéiert an engem Online-Bezuchtsystem vun der Gestioun vun der Bezéiung fir hir 2003 Rennen Websäit ze déngen. Dëse System benotzt als perséinlech Websäit fir Fräiwëlleger fir personaliséiert Appels fir Spenden a aner Aktivitéiten ze maachen. Et fënnt d'Informatioun an eng eenzeg Datenbank an ass als Instrument fir Spazéiererequippe fir seng Memberen ze encouragéieren.
Online Mataarbechter huet vun 4.000 bis 11.594 erhéicht. Online Donatioune vu 5.000 bis 19.650 erhéicht. D'Y-ME-Team huet gegleeft, datt et zu engem 2,35 Milliounen Zil gelaf ass, an als Bonus huet d'Technik d'Verwaltungskäschte reduzéiert ëm ongeféier 20.000 Dollar.
Dëse System kann och als e wichteg Kommunikatiounsinstrument déngen, deen eng Organisatioun erlaabt a weider ze verfollegen ass wéi den Renndag selwer.
Race Day Timeline
Gemeinschaftsweeken ginn am meeschten am Mueren geplangt. Ofhängeg vun der Komplexitéit vun der Ënnerschrëft a Standuert, déi fir d'Veranstaltung opgeriicht ginn, kann normalerweis esou fréi wéi eng Woch virum Event stattfannen, mat de meeschten Aktivitéiten e puer Deeg virum Spadséiergank.
Wann d'Y-ME geplangt fir hir jäerlecht Spendenaktioun plangen, probéiert d'Team normalerweis d'Géigend ze limitéieren, wou se de Wee goungen, fir datt et kee wesentlecht Bénévol vun der Ressource Zäit huet fir verschidde Betriertentasken wéi d'Strooss ze schafen. Seng Streck war normalerweis net kompetitiv, dofir hëlleft et och, datt et net néideg war fir d'Besoinen ze erfueder fir e méi kompetitive Rennen ëmweltfrëndlech.
De Rallye vum Rennen Dag selwer huet normalerweis wéi folgend Saach:
- Event Planning Team kommt (2,5 Stonne virum Spadséiergank)
- Fräiwëlleger Check-In (2 Stonne virum Spadséierwee)
- Sponsor Check-In a Setup (2 Stonne virum Walk)
- Umeldung Beginn (1,5 Stonne virum Spadséiergank)
- Start Line Setup (30 Minutten virum Walk)
- Ouverture Ceremonien (10 Minuten virum Spadséiergank)
- Race beginn
- Main Stage Entertainment Begins (1 Stonn no Spatz beginn)
- Offiziell Haapt Stage Erënnerungen (no Spadséierstrecke, bei 1,5 Stonne Mark)
- Programm Officially Ends (3 Std Wee Wee fänkt un)
- Event Breakdown beginnt (nom Event endlech offiziell)
Tipps fir Pläng e Gemeinschafts Walk oder Run
Fir déi Organisatiounen, déi interesséiert sinn eng Gemeinschaftsspëtzt ze hunn oder fir déi éischt Kéier lafen, proposéiert Klug vill verschidde Suggestiounen, déi hëllefe fir eng erfollegräich Event ze garantéieren .
- Begéinen mat waarme Féierungen, ënnert anerem gutt verbonne Fräiwëlleger, Sponsoren oder grousser Equipe. Mesure Resultater definéieren.
- Evaluéieren déi Konkurrenten Evenementer an Ärer Stad / Location fir hir bestëmmten Praktiken a Gebidder ze verbesseren.
- Schafft mat Bürgermeeschter Büro- a Parkviertel fir ze verhandelen Zertifikater an Ärer Eventlogistik: Zäit, Lokalitéit, Zuel vun de Participanten. Maacht sécher datt Dir op dës Versammlung preparéiert sidd.
- Verstinn Äre Budgets a sécherstellen datt Dir Är Operatiounskäschte op 25-30% fir e neit Evenement ze halen. Verschidden Wëlle schmaachen fir 15-20% vun de totale Ausgaben.
- Sichere Sponsoren fir 100% vun den Operatiounskäschten vun Ärem Event ze absorbéieren.