De Seminar ass vläicht déi allgemeng Manifestatioun, déi Planer organiséiere wäert. Déi meescht Seminairen sinn entweder ½ Deeg oder e ganze Dag geplangt. Fir Leit, déi intresséiert sinn eng Checkliste fir e Seminaire ze plangen, proposéiert d'folgend Situatioun eng héich Strukture fir Pläng an Ausféierung vun engem Seminar.
A fir déi, déi eng Multi-Day oder Multi-Semester-Konferenz planen, zielt eng ähnlech Approche vir. Allerdéngs ass Är Prévisiouns-Checkliste einfach ze länger.
01 - Confirm the purpose of the event
- Wien ass de Publikum?
- Wat ass d'Thema vum Seminar?
- Wou soll et sinn?
- Firwat kommen d'Leit un?
- Wat ass d'Seminar Agenda?
02 - Kritt d'Apex Event Specifications Guide
D'Convention Industry Council huet eng Rei vun Instrumenter gegrënnt, déi als exzellente Quell vu bestëmmten Praktiken betraff sinn, déi de Event oder de Begrëff Planner hëllefen, d'Detailer fir Plängaktiounen ze verfolgen. Mat Gratis-Tools, hëlleft et eventuell Eventplaner fir eng Lëscht mat relevanten Detailer ze erstellen. Dëst beinhalt och, awer net nëmme limitéiert:
- E Profil (Datum, Zäiten, Lokalitéit, Kontakter etc.)
- Event Organisateur / Hostkontakt Informatioun
- Kontaktéieren
- Attendee Profil
- Raum brauch
- Iessen a Gedrénks
- A / V Viraussetzungen
- Funktioun / Raum Setup
03 - e Event Profil maachen
Wann e Planer e puer vun de grondsätzlechen Froen iwwer d'Veranstaltung abegraff ass, ass et Zäit, verschidde Méiglechkeeten fir d'Versammlung ze sichen. Et ass wichteg, fir mat der Organisatorin / dem Host deelzehalen fir de Standort ze bestëmmen a wou de Seminar fir d'Organisatioun an den Géissen am meeschte bequem kann (d'Lëscht vun Iddien kann endlos sinn):
- Lokal Hotel
- Lokal Konferenzsubjektiv
- Privaten Restaurant
- Privates Clubmuseum / Galerie
04 - Outline Seminar Needs a Reqeuest Venue Proposals.
Déi meeschte Plaz sinn zefridden, eng Schätzung fir e méigleche Seminar ze proposéieren. De Catering oder den Verkafskontakt brauch d' BEO Informatiounen:
- Moosseen Datum (e) fir den Event
- Zuel vun Participanten
- Stil vun Zëmmerkonfiguratioun (Klassenzäit, u Form, etc.)
- Zäit vun der Manifestatioun (Account fir Setup / Trëen)
- Liewensmëttelen a Getränker
- A / V brauch (inkl. Bildschirmer, Miwwelen etc.)
- Raum Setup
Tipp: Mieten en A / V-Techniker fir Är Veranstaltung aus dem Hotel.
05 - Confirméieren an / oder d'Agenda agebréngen
Et ass kritesch fir de Event Planner fir eng Zesummenaarbecht mat dem Organisator / Host ze organiséieren, well d'Veranstaltung Agenda sämtlech vun der éischte Gespréich bis zum aktuellen Dag vum Event äntweren. D'Eventplaner muss bereet sinn de Plan ze justifizéieren an engagéieren sech mat der Verkeeferung ze maachen fir sécher ze sinn.
06 - Confirmatioun vum BEO Accord
Wann de Planier d'Ziil vun der Participatioun an déi logistesch Ufuerderunge fir de Seminar kennt, muss hie oder de Schutzmoossnamen an d'Bedierfnisser erfëllen. Déi meescht Ofkommes sollten dem Planner eng Chance hunn d'Liewensmëttel- a Getränkproblemer bis zu enger gewësser Zuel vu Deeg virum Veranstalter ze reduzéieren / ze vergréisseren. Allerdéngs wäert villen Ofkommes kapabel ginn, wéi vill et e Grupp erméiglecht fir d'Quantitéit ze reduzéieren, sou gutt schätzen.
07 - Eventkommunikatioun a Materialien maachen
Dëst ass en Element, deen e puer Planners matmaachen, anerer kënne vläicht net. Am Prinzip ginn e puer Versammlungsplaner fir jiddereen vun de folgende Saachen verantwortlech:
- Eegeschaften invitéiert
- Dagesuerdnung an aner Material
- Siddendeegend Geschenker / Tablett
- Nummbeamten produzéieren
- Verschécken Eventagen a Displays
08 - Schloofend mat Eventhall bis Logistik erofsetzen
Virun der Manifestatioun sinn et e puer wichteg Schrëtt, déi e Versammlungsplanner virun der Manifestatioun fäerdeg bréngt. Dëst beinhalt dës Bestätegung déi folgend:
- Eventlautsproochen
- Event A / V Ufuerderungen
- Event Participante Zählung
- Huet Rollen an Responsabilitéiten
- Eventmaterialien brauch (Iwwerpréift méi oft)
09 - Eventkonfiguratioun
Gitt sécher datt Dir Zäit am BEO-Schedule fir eventuelle Setup erlaben, an et ass recommandéiert ongeféier 2 Stonne virum Event.
Tipp: Wann de Seminar am Mueren geplangt ass, frot de Kontrakt vum Geschäftsberäich, fir datt Är Grupp d'Nuecht virun e puer setze kann (awer net vergiesse wat am öffentleche Site).
All Eventmaterial, Ausgab, Zeechen, Affichage, Geschenker, Registréierungstabellen , Nummbezuelen a méi mussen zur Rees fäerdeg sinn.
Warnung: D' Lautsprecher änneren sech dacks d'Nuecht virdrun an ginn nei Präsentatiounen ze presentéieren, déi 10 Minuten virum Power Point addéieren.
10 - Event Execution
Nodeems Dir Iech bereet ass, ass et Zäit fir de Seminaire. Erwaart folgend:
- E puer Participanten kommen ëmmer fréi.
- E puer Participanten kommen ëmmer nees spéit.
- Et gëtt oft eng Zort technesch Stéck.