Dëst ass eng Lektioun, déi ech séier als Plazkoordinator lancéiert huet an ech hu spéider meng Préifliste vun der Setup entwéckelt, fir Cliente während der stresseg gefallene Setup Periode zefridden ze hunn (a besat).
Hutt Är Carts ofgeschloss
Déi éischt Saach, datt Äre Client et wëllt maachen, ass all d'Ausrüstung vun Ärem Eventauto aus. Dëst kann eng schwiereger Aufgab, besonnesch wann d'Parkplaz se schwéier fir ze navigéieren. Stellt Iech jemanden, deen an dengem Locatioun mat enger Laascht vu Schwaarzen Boxen geet - wat ass dat éischt wat se gesicht ginn? D'Äntwert ass selbstverständlech e Wahnsinn, oder soss en aneren, deen hir Laascht vergréissert an d'onendlech Aarbecht vum Auslagerung méi erwierkt. Gitt Karren déi richteg sinn, wann se an der Plaz sinn, ass en einfache Wee fir ze fille se "erliichtert" just ze weisen.
Bereet d 'Aschreiwungstabellen
Niewent der Lëscht vun Saachen fir d'éischt fir déi meescht Clienten gëtt Registratiounsaufgab. Dëst bedeit Ären Openthalt besser déi all d'Registrierungskomponenten amplaz virun der Arrivée.
Dat schreift all Dëscher, Sëtz, elektresch a Skirting. Organiséiere vum Nummmarken an de Check-In-Material verbrauchen vill Zäit fir d'Eventplaner an si sollten net op Iech waarden, fir dës einfach Saachen ze fannen fir se ze beginn.
Huet all Dëscher Dëscher a Linnen Set
All d'Tabellen a Sëtz am Event Raum kann natierlech nach laang daueren.
Hoffentlech, wann Dir e fréiere Event kënnt komme, hutt Dir de Client am Viraus gesot, wann all d'Zëmmerkomponenten ze gesi sinn. Wann Äre Client an engem Zëmmer mat Dutzenden vun Aarbechter geet, déi sech op Unstack Dëscher a Stänn erakréien, si wahrscheinlech d'Panik. Ideal ass Är Operatiouns-Team alles wat mat Tischlaken opgestallt gëtt, fir datt d'Planner matenee plangen, Auktiouneartikelen, etc.
Gitt all Signage Out Early
Just well de Leitplanner wëssen, wéi de Buedem navigéiert bedeit net bedeit datt hir Support Crew funktionnéiert. Dir kënnt jiddereen e vill vun onnéideg Aufgab bréngen, andeems Dir d'Schëld an Ärem Gebai aktualiséiert, soubal d'Zäit vun der Opstellungszäit fält. Denkt drun dass Vendors wéi Floristen an DJ's och wëssen, wou se goën. Dëst sinn alles anescht ze iwwerpréiwen mat Ärem Client virun Evenementer, awer si sinn och noutwendeg fir op de groussen Dag ze kucken.
BeO's a Rechnungen iwwerpréiwen
Elo, Dir hutt wahrscheinlech dës Dokumenter méi oft an de leschten Deeg op d'Veranstaltung geschéckt, awer et ass ni veräsche wann se se eng lescht Kéier iwwerpréift. Och wann d'Zäit ass hektesch sinn, musst Dir 15 Minuten daueren fir dës Dokumenter zesummen ze kucken. Venue Koordinatoren hunn e Paket virbereet fir säi Client, dee BEO, Zueldiagramm a Prospekt Rechnung enthält.
Ganz wéineg erfuerene Planer ginn d'Méiglechkeet dës kritesch Pappe ze iwwerschaffen.
Introductions
Vergewëssert Iech d'Schlëssel Membere vun Ärem Team fir Äre Client fir eng formell Aféierung maachen. Dës Lëscht ëmfaasst de Catering Manager , Bankettkapitän, Operateur Supervisor an audio / visuellem Koordinator. Denkt den Numm vun Ärem Client bei der Presentatioun vun der Équipe. Ginn et eng Detailer déi Iech mat Ärer Direktioun Team matenee schwätzen? Eng kleng Gespréich unzefänken ass en effektive Wee fir ze hellefen, wien vun all Beräich verantwortlech ass.
Dës kuerze Checkliste vun den Eegeschafte items ginn e wäit Wee fir de Client bei der Arrivée glécklech ze halen. Als éischten Vertrieder fir Äre Standpunkt ass et ëmmer dat Bescht fir den Clients Är Handysnummer ze ginn am Fall wou näischt geet wann Dir an Ärem Büro sidd.
Denkt drun, si hätten frustréiert wann se eppes brauchen, awer se wäerte méi frustréiert ginn, wann se net jemanden fannen, fir hinnen ze hëllefen!