Ignoréieren dëst ongewollt Tool fir Event Erfolleg
Egal ob Dir just am Event Planungsgeschäft beginn oder e séchert Evenementer plangen, kënnt Dir Iech mat enger Eventprévisiouns Checklist vertraut oder zumindest eppes héieren während en Event Planning Kurs oder Branche sammelen. Et ass e Grond fir dat. Eng Prévisiounsplang vun der Eventplanung ass e gudde Frënd vum Planner, e wichtegen Instrument fir d'Erfuerschung vun Ärem Evenement ze manipuléieren.
Bemierkung: eng Prévisiounsplang vun der Eventplanung gëtt och als Workback oder e kriteschen Wee bekannt.
Evenement Planung ass alles ëm d'Planung. Och déi kreativ Iddi Iddi flaléieren wann et net gutt geplangt an ausgefouert gëtt. Hei ass eng Veranstaltung Check Lëscht ukomm. Et ass Äre Guide fir fir organiséiert a on-oder viraus ze bleiwen - wann Dir de Myriad vun de Responsabilitéiten an d'Detailer bei der Planung vun engem erfollegräichen Event evoluéiert. An et ass besonnesch nëtzlech wann Dir verschidde Evenementer verwalt. Fir eng kleng Tack ze verfollegen oder op eng Frist hannendran bleift, kann een domino Effekt ergräifen: aner scheinbar onparielfähege Aspekter vun Ärem Event ka fänken un eenzelne falen.
Also verleeën net op Är Erënnerung, e klenge Notizen oder Schreiwer op Ärem Päck fir Är Eventplanung Geschäft ze halen. Léiert et eng effektive Veranstaltungsplaatz Checkliste zesummenzebréngen an et ass séier Är neie Frënd.
Ier Dir ugefaang kënnt
Fir ze begéinen, klären eng Zäit vun Ärem Zäitplang, fir op d'Evenement ze konzentréieren deen Dir geplangt.
Nees, kloer deng Geescht. Seriously. Keen iwwerleet am Telefon oder enger E-Mail. Dir musst dëse Evenement an där Zäit ouni eng Ënnerbriechung oder Ofleckung fäerdeg bréngen, sou datt Dir all déi Aufgaben effektiv planze wëllt, déi fäerdeg sinn.
Maach dech prett
Denkt iwwer den Event wou Dir plangt an schreift all d'Detailer déi bestätegt ginn: Clientennummer an Kontaktinformatioun, Datum vun der Manifestatioun, Standuert, Zuel vun Participanten etc.
Maacht e Kalenner a markéiert de Eventdatum op dësem Kalenner mat fett letters. Gitt aner relevante Materialien - Fotoe vum Plaz, Lëscht vun Traiteurë fir z'änneren - déi sinn Deel vun dësem Evenement.
Géi zréck
De Wee fir ufänkt ze schreiwen, eng Prévisiounsliste ze plancéieren, ass rëm zréck.
D'Gäscht erliewen eng Veranstaltung als een Dag oder méi Tagesversammlung mat alles alles op eemol. Wéi eng Live-Performance, déi op der Bühn erscheint an ass schéngt gutt ausgezeechent ginn. Event Planner gesinn Evenementer wéi eng Serie vu klengen Evenementer, déi zesummegesat wéi Stécke vun engem Puzzel sinn fir am Final Event z'entdecken. Also, als Planer begleeden mir am Ufank. Wat ass e puer Wochen oder Méint, ier e aktuellen Event stattfënnt.
Start am Ufank
Wann Dir decidéiert, wou Dir Är Iwwerliefungsproblemer Checkliste unzefänken, denken Iech iwwer eng fest Solid foundation fir Är Veranstaltung. Nodeems Dir Kleeder entwéckelt hutt an d'Blummen bestallt hutt, musst Dir d'Grondiddi erunzegoen. Vun ënnerschreift Kontrakter fir e Block vun Zëmmeren ze verhandelen, muss alles op Ärer Checkliste geschriwwe ginn, egal wéi grouss oder kleng. De Schlëssel ass fir d'éischt ëm all Aufgaben ze këmmeren déi am viraus fäerdeg sinn, fir méi Zäit an Ärem Zäitplang fir déi Elementer ze maachen, déi méi no beim Evenement kommen.
E puer Beispiller vun Elementer fir op Äre Event Planner Checkliste opzehuelen:
- Zeechend Verträg (mat Client, Plaz, Verkaf, etc.).
- Confirmatioun Datum an Zäit mat Plaz
- Hire Entertainment (Band, Redner, etc.)
- Sicheren Hotelblock
- Mailen invitéiert
- Select menu
- Hire wait Personal
- Confirmatioun vu Gäscht
- Walk through Site
- Confirm the room set up
Zäiten Extra Time
Mat all Element an der Verhalenslëscht Event, add extra time. Wann de Datum un d'Mailen invitéieren, ass den 15. Mäerz e Posch op Är Lëscht, fir d'Mailen invitéiert ze kréien fir den Post 8 Mäerz, eng Woch virdrun. Dat gëtt Iech e puer Zäiten sollte eppes mat den Invitatiounen goen oder wann Dir hannert enger anerer Regioun hannert sech ass.
Fannt d'Erënnerung op Är Checkliste
Et ass net genuch, fir "Kontrakt Kontrakt mat Caterer" op Ärer Checklëscht ze schreiwen an da kuckt weg d'Këscht aus.
Dir musst sécher sinn, datt den Traiteur eng Kopie vum Kontrakt kritt huet a Dir hutt och eng signéiert Kopie op Iech zréckginn. Also fir all groussen Artikel, deen Dir op Är Checkliste addéiere kënnt, schloen eng Erënnerung. Zum Beispill, "Follow up with caterer re: contract". Eng aner, spéider Erënnerung déi liest "Received signed contract of caterer". Et ass net onkomplizéiert fir eng Aufgab anzehalen an ze berücksichtegt wann et wierklech nëmmen op Är Säit gemaach ass.