E puer Event Planner fidderen Iech e Gefill vun der Erliichterung no dëser Etapp, endlech nees an d'Exekutivrollen fir seng Ënnerstëtzung unerkannt oder gefördert.
Mä an ville Fäll ass et net genuch fir einfach e gudde Business-Event ze planen an auszekréien. Fir Geschäftsbezeechnungen si meeschtens als Investitioun fir e bestëmmten Zweck geduecht ginn, an d'Eventplaner sollen verstoen wéi d'Wäert vun hiren Programmer ze messen.
Eventmiessung fir Investitioun zréck (ROI) oder d'Zuel ze ginn (ROO) kann e neien Territoire fir e puer Pläng sinn, awer et ass d'Art vun Effort, déi hëllefen hir Beteiligung an den allgemengen Beitrag zu enger Organisatioun ze vergréisseren, erklärt Tony Lorenz, fréier CMM, Präsident vu Chicago ProActive, Inc., e Freeman Company. ProActive ass eng Strategie an Evenementer déi sech op experientielle Marketing Servicer konzentréiert. Lorenz ass elo CEO bei AlliedPRA.
Event Méisproochessioun
Déi meescht Event Professionals erkennen datt d'Messung vun hiren Programmen tëschent Organisatioun an Organisatioun variéieren. Eng Ursaach fir dëst ass datt d'Geschäftsmodeller e groussen Ënnerscheed tëscht Kapitaler, Associatiounen, Nonprofits an aner sinn.
Also, wat sinn e puer Weeër datt d'Eventplaner erwaart ginn fir hir Evenementer ze mellen?
Wann eng professionnell Eegeschafte op der Finanzplaz vun enger Organisatioun funktionnéiert, kënnt hien oder si kann erwächen fir d'Event op der Basis vu finanziell Spuermoossnamen ze mellen. Zum Beispill, wat ass d'total verhandelte Spuerpläng fir Hotelzëmmeren, Versammlungsraum, Catering, etc ...?
Wann eng professionnell Eegeschafte op der Geschäftsplaz vun enger Organisatioun funktionnéiert, kann hien oder si erwuewelt ginn fir d'Veranstaltung ze megelen, baséiert op dem Bäitrag zum Beitrag zum Gesamtkonzept. Zum Beispill organiséiere se en Seminar als Deel vun enger Gesamtlagerlinn, déi verschidde Geschäftsunfäegkeeten ubitt.
A bal all Event Planner ginn e kriteschen Optrëtt un, wat gutt gelaunt war a wat an Zukunft kéint verbessert ginn. Huet de Event am Budget ? War de Client zefridden mam Resultat?
A wann all Approche sécher ass eng gëlteg Form vun der Messung, si tendéiere just op Messungen op takteschsten Niveau ze konzentréieren. Event professionnel haut sollten op der Sich no sinn, Weeër ze stellen fir hir Eventbeiträge méi strategesch ze maachen.
Strategesch Eventmaachung
Lorenz erklärt dat Konferenz ROI kann an zwou verschidden Dimensiounen kucken: an der Organisatioun a vum Participant Level:
- D'Organisatioun kann de ROI kucken andeems se all Käschten ass a vergläicht dëst op e Wäert, dee vun der Organisatioun geschat gëtt. A festleet dann de finanzielle Virdeel vun der Manifestatioun. enger Organisatioun an engem Niveau deelhëllt.
- ROI um Niveau vum Participant kann op der individueller Basis gemooss ginn an de Wäert op e pro Participante baséiert.
ProActive beréit Clienten fir eng strategesch, kreativ Prozess ze maachen fir eventuell Auswierkungen ze behalen, an Lorenz recommandéiert d'Fokus op d'Messung vun Hänn. Et ass besonnesch effektiv fir grouss Evenementer:
- Entdeckt. D'Entdeckung sollt fréi an der Prozedur fréizäiteg sinn datt Planéite kënne Schlësselelemente bezeien fir Schlussinstrumenter, Spriecher etc. ze definéieren. Planer sollten d'Schlësselelemente involvéieren, déi strategesch Objektiver fir d'Organisatioun definéieren, déi den Event an d'Treffe vun de Besëtzer organiséieren. Et kann erreecht ginn, andeems se se biede fir e Kuerzen, sechs bis acht Froen opzehuelen.
- Pre-Event Survey. Dëst ass déi Zäit wou d'Versammlung oder Event Planner e puer quantifiable Moossnamen fir ROI a ROO definéieren. Erzielt eng breet Beispill vun Entrepreneuren, fir hir Froen, Bedenken an d'Besoinen op verschiddene Niveauen ze identifizéieren. Dëst hëlleft de Planifikateur fir Messer Benchmarks fir d'Participanten ze treffen.
- Pre-Meeting Core-7 Baseline. Dëse Schrëtt gëtt fir d'Opfaassung psychologesch a Verhalensbeispill iwwer d'Elementer, déi während der Entdeckung identifizéiert ginn, ugewisen.
- Wëssen / Verstoe ("Ech weess")
- Opfaien / Opfaassungen / Iwwerzeegungen ("Ech stëmmen")
- Gefühle / Haltung ("Ech wëll")
- Fäegkeeten / Fäegkeeten ("Ech ka")
- Absichten / Engagement ("Ech wëll")
- Behuelen ("Ech maachen")
- Geschäftsresultater / Auswierkunge - ROI ("Ech leeschte Wäert")
- Meeting Design. Mat engem Verstoe vu Stakeholder Ziler a Participanten-Ufuerderungen kënne Planer elo nei Schlësselziler fir d'Sitzung selwer definéieren an wéi dës Noriichte präsent sinn. Wéi eng Virstellung? Sollt de Programm interaktive Atelieren ugebueden ginn? Wëllt Dir e Museshof bei der Erzielung vun engem Participant sinn? Wat fir eng Artikele benotze fir Är Botschaft ze vermittelen an verstäerken? Wien soll als Reduktiounsprozesser?
- Halt d'Versammlung oder Evenement.
- Post-Event Survey / Benchmarks. No der Manifestatioun, ass et wichteg fir ze mellen, wéi gutt de Programm op dës Benchmarks geliwwert gouf, baséiert op d'Resultater vun der Entdeckung a Virdeeler. Hutt Dir de Programm zu Verännerungen an den Attituden, Opfaangen, Iwwerzeegungen etc.? Wievill Participanten Aktiounen iwwer dës Ännerungen?
- Follow-up Business Impact. Strategesch Mesure setzt de Fokus iwwert d'laangfristeg Auswierkung op d'Besteierungsbevëlkerung. Dëst ass och e gudden Zäit fir d'finanziell a net finanziell Auswierkunge vum Programm ze bestëmmen.
Suggestiounen fir den Optimiséierungsmessprozess ze optimiséieren
Lorenz bitt sechs Richtlinnen fir d'Planer ze begleeden fir hir Retour op Events ze verbesseren:
- Pre-Meeting / Pre-Meeting Prozess befaassen.
- Mesure psychologesch, Verhalens- a finanzielle Dimensiounen.
- Mat ROI Messung fir grouss, wichteg Treffen
- Maacht an d'Spur vu Joer zu Joer Resultater.
- Professionnell Standards a Personal Mataarbechter.
- Verbessert mat der Zäit
Suggestiounen fir Mesurë méi kleng Evenementer
Fir sécher ze sinn ass e formelle Messprogramm fir en individuellen Programm fir grouss, teuer Ereegkeeten nëtzlech. Awer wat iwwer den Rescht vun den Geschäftsfeierdag, déi am ganze Joer geplangt sinn - ass et méiglech, Eventmaessungen un d'Honnerte vu kleng Evenementer anzemëschen, déi während dem Joer geplangt sinn?
Natierlech.
Lorenz proposéiert datt Organisatiounen fënnef oder sechs Benchmark Froen déi sech fir d'Organisatioun kritesch identifizéieren. Dann méigleche méigleche Ereegnisser fir ze entscheeden ob d'Serie vun Evenementer eng psychologesch, Verhalensfuerschung oder finanziell Auswierkunge gemaach huet.
Aggregéiert d'Resultater. Zum Beispill, wann eng Organisatioun 30 Joer ähnlech Evenementer am Joer an de verschiddene Mäert mat ähnlechen Benchmarken hält, kann dat sécherlech qualitative a quantitative Moossnahmen ubidden.
"Isoléieren den Erfolleg an bauen Moossnamen aus da", berodt Lorenz.
Kee Stakeholder an der Organisatioun hunn d'Final soen, wéi effektiv déi an engem Event oder enger Serie vun Evenementer beteiligt sinn, festzestellen wéi vill Kreditt an déi, déi gehollef hunn d'Evenementer ze planen, ze ginn.