Léieren iwwer déi wichtegst Informatioun, déi am Source Document fonnt gëtt
Firwat Source Dokumente sinn wichteg
De Quelldokument ass néideg fir de Bookkeeping a Rechnungslegung wéi et de Beweis dass eng Finanztransaktioun opgetruede wier.
Wann eng Firma gepréift gëtt, sinn d'Dokumenter dokumentéiert d'Rechnungsmagazine a allgemenge Ledger als onbestänneg Audit Trail.
Ee Quelldokumenter fir e Commerce bleift just wéi Bäitrett fir Steierefräiheet Items fir Är perséinleche Steieren. Wann Är Steieren auditéiert ginn, ginn d'Beweis datt Dir dës Akeef gemaach hutt. Dat selwecht ass fir Äre Betrib, awer am Geschäft, Dir hutt net eidel Käschten fir Tax-deductible Ausgaben. Dir hutt ursprénglech Dokumenter fir all Finanztransaktioun.
Wat Source Dokumenten hunn
E Quelldokument beschreift all de Grondfaarten vun der Transaktioun, wéi z. B. de Betrag vun der Transaktioun, déi d'Transaktioun gemaach gouf, den Zweck vum Transaktioun an de Transaktiounsdatum.
Hei sinn e puer Beispiller vun gemeinsame Quelldokumenter:
- eng annuléiert Check
- Rechnung
- Cash Receipt
- Computer generéiert Kassett
- Kredit Memo fir e Client Ersatz
- Mataarbechterzäitkaart
- Rutsch
- Bestellung fannen
Wéi Dir Quelldokumenter z'informéieren
D'Quelldokumenter sollten esou séier wéi méiglech no der Transaktioun an der adäquat Rechnungsmethod opgezeechent ginn. Nodeems Dir opgeholl huet, musse all Urspronk Dokumente ginn an eng Zort System ofgeleet ginn, wou se kënnen erausgeruff sinn wann a wann se gebraucht ginn.
A verschiddene Fäll, kann et vläicht e Wichteg sinn, d'Kette vun der Sorgfalt zur Verfügung ze stellen, fir festzeleeën datt d'Quelldokument a Fro gestallt bleift.
Source Dokumenter vs. Fotokopien
An de meeschten Ëmstänn ass d'Fotokopien vun de Quelldokumenter legal akzeptabel. Den Internale Revenue Service huet zum Beispill Fotokopien vun Zomm acceptéiert zënter 1997, sou laang si se liesbar sinn, enthalen all d'Informatiounen an der ursprénglecher an am Kader vun dem Scannen-Prozess presentéieren d'Informatioun an engem Format identesch mat der originell.
E Materialemittel, deen d'Kuriéises ka gekuckt hunn an de Präis bezuelt huet, awer dat gouf ouni den Numm vum Zenter gescannt net qualifizéiert. E Dokument, deen all Informatioun am ursprénglechen Korrespondenz präsentéiert, awer datt et am Word oder Excel-Format verschafft gouf, hätt och net qualifizéieren.
Den IRS Standard - komplett, liibel a richteg Akproduktioun vun der ursprénglecher - ass dee selwechte Standard deen an vill Entreprisen an Regierungsbehörden benotzt gëtt. Aner Institutiounen erënneren awer op dës allgemeng Ufuerderungen.
D'University of Washington, zum Beispill, zielt nëmme als Ersatzstécker fir déi ursprénglech Dokumentekopien déi mat engem Minimum Dichte vun 300 Punkten pro Zoll (dpi) gescannt ginn an an PDF oder TIFF Formate präsent sinn; Si akzeptéieren net JPEG Fotokopien.
Wann Dir Pläng fir Konten oder juristesch Dokumenter ze scannen fir Späicher ze maachen, kontrolléiert mat der zoustänneger Institutioun datt si sécher sinn datt d'Dokumenter am Format benotzen, wou Dir plangt an d'Benotzung setzen.