Gitt Är Donor-Dateien In Ordnung
Wësst Dir, wéini dee Moment komm ass a wat wat maacht Dir? E puer nonprofit Professionell huet dës Äntwerten gefrot, wéi ech se gefrot hunn, dëse Saz ze fäerdel ze maachen: "Ech wousst, datt et Zäit war fir eng nei Donor-Verwaltungssystem ze kréien wéi wann ...."
- Déi, déi mir hätten konnten d'Daten net an de Weeër brauche musst.
- De Mëtte hunn meng Indexkaarten.
- Ech wollt Wëssen iwwer meng Spenden wëssen, an et huet e absurde Betrag vun der Personalzäit ze fannen fir d'Äntwert ze fannen.
- Déi lescht "System" verlooss et an hirem Kapp.
- Déi eenzeg Persoun, déi e Schluss huet, wéi Dir de System benotzt (eng al Versioun Datebank), war zréckgezunn.
- De Computer vun engem Fräiwëlleger stoungen, a mir hunn alles verluer.
Gitt dës Ursaachen fir Äert Nonprofit?
Denkt datt Dir e neie System brauch, ass awer einfach. Et ass eng Welt vu confuséierend Informatiounen iwwer konkurrierend Systemer dobäussen, an et ass net einfach de Wee fir all zesummen ze setzen.
Ech hunn op d'"Consumer Reports" vun net profitéiert Technik, fir d'Äntwerten ze fannen. Idealware ass en net-profitor, deen aner Nonprofit'en hëlleft intelligent Software-Décisiounen andeems en onbestëmmten Forschungsinstitut gemaach gëtt an et iwwersetzt et an einfach Rapporten, Artikelen a Training ze verstoen.
Andrea Berry, Direkter vum Partnerschaften a Léier bei Idealware, proposéiert dës Schrëtt fir eng nei Donor-Verwaltungssystem ze wielen.
Entdeckt wann Dir e neie System brauch.
Berry seet zu Beginn wann Dir misst evaluéieren firwat Dir net Ären System hutt. De Problem kann net sinn wat Dir mengt, an et ass net einfach ze Software ze wiesselen. Et brauch Zäit, Aarbecht a Suen.
D'Berry huet gesot: "Et gëtt kee Silber Kugelsystem dohinner, also sëcherstellen datt Ären aktuellen System wierklech net genuch ass.
Zum Beispill, Dir musst just néideg sinn, méi iwwer de System ze léieren, an net wéi komplett komplett zu engem neie System. "
T ake d'Zäit fir ze bestëmmen wat de Problem wierklech ass. Kënnt et als ee vun den folgenden?
- Dir braucht méi Training. Vläicht Är aktuell System huet Features déi Dir net verstanen hutt oder wësse wéi Dir benotzt. Frot Äre Vendor, ob et Trainingsoptiounen, wéi VIDEOEN oder Internet Ressourcen, kënnt Dir zougoen.
- Dir braucht méi Ënnerstëtzung. Wat sinn d'Supportoptioune fir Ären aktuellen System? Gëtt et ze bezuelen an bezuelbar Ënnerstëtzung? Huet de Verkeefer Är Probleemer verstoen an probéiert ze hëllefen, oder spuere se hinnen? Hutt Dir eng Léisung fir Äre speziellen Problem?
- Dir verstitt all d'Fähigkeiten vun Ärem aktuelle System net. Wësst Dir wierklech sécher datt et net wat Dir wëllt? Gëtt et Dokumentatioun? Verschidde Vendorë schaffen schafft fir méi Hëllef wéi Videoen, Foren wou Dir Froen hutt a Literatur fir net-techies schreift.
- Äre System ass ze schwaach oder ze robust. Gréisst en System fir Äre Prozess an Äre Budget ass en entscheedende Schrëtt.
- Äre System ass ze deier. Sidd Dir bezuelt fir méi Funktionalitéit wéi Dir braucht? Berry seet: "Wann Dir mat engem Verkeefer schwätzt, erënnert datt dëst e Verkaf ass ... d'Natur ass" up-sell ". D'Begleedung vun Äre Besoinen hëlleft Iech net vun der "glänzend Objetensyndrom" ze zéien. "
- Äre System ass onregelméisseg. Vläicht Äert System fehlen nei Features. Denkt drun, et soll regelméisseg entweder automatesch aktualiséiert ginn oder duerch Iech selwer oder Ären Vendor. Just datt Dir bewosst ass wéi Äert System aktualiséiert bleift.
- Ären System gëtt net méi vum Vendor ënnerstëtzt. Berry seet dat ass net verbreed, awer geschitt, virun allem wann e méi klengen Verkaf vun enger méi grousser kaaft gëtt.
Idealware bitt e Workbook, A Consumers Guide zu Low-Cost Donor Management Systemen, déi Iech hëllefen, Iech duerch dësen Self-Evaluatiounsprozess ze hëllefen.
Identifikéiere vun enger Équipe vu Stakeholderen.
Also hutt Dir décidéiert fir ze wiesselen. Wat ass dat nächst?
D'Berry huet gesot: "Wat mir all Moment gesinn, ass den Entwécklungsdirekter decidéiert fir en neie System ze kréien, awer seet net mat der Marketingadministratioun oder dem Exekutivdirektor oder dem Volontariatkoordinator , deen all de System benotzt."
Et ass eng gutt Iddi fir all Persoun ze kontaktéieren, déi de System benotzt. Wann Dir Brainstorming Funktioune kënnt, déi Dir braucht, léiwer jiddereen e Wuert. Vergewëssert Iech datt jiddereen deen vum System beaflosst oder betrëfft, vertruede gëtt. E puer an der grousser Geschenksabteilung solle definitiv präsent sinn, wéi soll et eng Persoun déi d'Spendenaktiounen ënnerstëtzt.
Verstinn Är aktuell Prozesser.
Maacht eng detailléiert Lëscht vun Äre Spendenaktiounen, si standardiséieren an alles wat Dir maacht mat Äre Datenbanken. Frot Är Organisatioun:
- Firwat maache mir dat esou?
- Muss mer d'Saache weider maachen?
D'Berry huet gesot: "Normaliséierung gitt Dir Flexibilitéit bei der Auswiel vun engem System ... manner manner teche Systeme leeschten net grouss Flexibilitéit sou datt déi manner" oddities "ass besser. Gitt fir bestëmmten Praktiken op dësem Feld a vermeiden eegene Prozeduren."
D'Entloossungen ze eliminéieren, ier Dir investéiert. Wéi oft fennt Dir eng Adress, zB? Maacht net iwwer kuerzerlech Taktik, déi iwwer d'Joren virugeet an stattdessen fokusséiert op wat Är Organisatioun am Moment brauch.
Zum Beispill wëllt Dir e Standard fir d'Nummer vum Rufnummer setzen. Wëllt Dir d'Nummeren als (555)555-5555 oder 555-555-5555? Dëst sinn alle wichtegsten Detailer ze denken.
Prioritize Är Wonschzuel u Funktioune .
Gitt jiddereen zesummen, déi de System benotzen oder wien Berichter aus dësem Beräich kritt. Brainstorm alles wat Dir wëllt, an da setzt dës Fonctiounen. Bestëmmt wat Dir absolut wëllt, ouni dat System net nëtzlech ass. Wann Dir dës Éischt mécht, kënnt Dir Iech op e Komplexitéitskalenniveau goen deen Är Budgetssammlung wrachen kéint.
Berry recommandéiert d'Schafung vun enger dreierféierter Lëscht:
- Wat brauch Dir oder d'System net nëtzlech ass?
- Wat wär léiwer net ze sinn, awer net en Héichschoul?
- Wat wëllt Dir, wann Geld keng Optioun war?
Populär Fonktiounen gehéieren ënner anerem:
- Donateur Engagement Suivi
- Benotzerdefinéiert Felder an Notizen
- Spender Kultivatioun
- Scheduling capabilities
- Rapporten op populäre Tendencen
- Membership Management
Bonus: Sicht e Bléck op d'Salsa's Guide fir CRMs fir d'richteg Features fir Är Organisatioun ze bestëmmen.
Fannt Är Recherche.
Verwenden Idealware. Si hunn déi néideg Fuerschung fir Iech gemaach. D'Berichte vun Idealware hunn d'Gebitt verännert, Systeme gi gewierscht, déi Donor-Verwaltungssysteme ginn, an dann déi Top Ten Systemen erausgezunn a se eng Funktiounslëscht hunn.
Kuckt de Consumer's Guide zu Low-Cost Donor Management Systemen.
Dir benotzt de Report, eng Shortlist vu dräi oder véier viirbar Systemer.
Präsentatioun vum Verkaf uginn.
Verschidde Vendors këmmeren Iech bei Iech, oder Dir kënnt op si goen. Awer vill Demos ginn online mat der Hëllef vun engem Webenaustauschprogramm ausgeliwwert. Heiansdo kënnt Dir och eng Versioun Versioun downloaden.
Gitt sëcher echt Beispiller benotzt fir ze kucken, wéi all System fir Är Besoine schafft. Eng gutt Hëllef ass Idealware's Six Tips fir Navigatioun vum Vendor Demo.
Rank de Systeme géint Är Wonsch List-Phantasie vs Grondbedürfnisser a vill kascht vs bezuelbar - a kenn dir de richtege System fir Iech.
Dir kënnt Ären neie System mat enger Kreditkaart online kafen, awer méi grouss Systeme kënnen e Kontrakt hunn, dee veraarbecht ginn a signéiert ginn.
"DonorPerfect Online ass bekannt fir de System personaliséieren ier Dir ugefangen gëtt, während aner Systemer wéi GiftWorks einfach aus der Geleeënheet sinn, fir se ze benotzen. - E puer Systeme brauchen e Beroder fir opzehuelen. "
Denkt drun datt Dir Ären CRM benotzt, fir d'Donor Bezéiungen am meeschten ze verbesseren, awer Dir kënnt et och benotze fir Är Spendenaktienstrategien ze verbesseren.
Dan Quirk ass den Marketingmanager bei Salsa Labs, déi éischt Spendenaktiounsfirma fir Wuesstem fokusséiert Nonprofits. Dan säi Marketing konzentréiere sech op d'Creatioun vun Inhalter, Conversiounsoptimiséierung a modernen Marketing-Technologie hëlleft him Cooperative net profitorientéierter Entwécklongséquipen op digitale fundraising Best Practices.