Wéi kënnt d'Präsenz bei Seminaren a Geschäftsunfäegkeeten erophalen?

by Rob Hard

Tipps fir d'Erhéijung vun Äre Koup Eventpräisser

Déi wichtegst Schrëtt fir Ängscht ze iwwerwaachen iwwer engem Manko vun engem Attentat bei enger Veranstaltung oder der RSVP Lëscht ze vergréisseren ass ze erkennen, datt d'Leit wierklech genéissen, gutt geschafft Seminare an aner Veranstaltungen ze besichen. Wann Dir zu Geschäftstreffen deelhëllt, kritt de Participant eng Chance fir nei Informatioun ze léieren an ze interagéieren mat Peer a Leader an hirem Gebitt. Awer déi erfollegräicht Versammlungen ginn iwwer Star-studéiert Keynoten an inspiréiert Präsentatiounen; Si kreéieren e waarme a frëndlecht Ëmfeld fir jiddereen - wat se se méi erfreelech maachen. Hei kënnt Dir e flotte Business Evenement planen deen e groussen Ausbroch ze bréngen.

01 - eng grouss Agenda

Wann d'Spriecher verstoen datt d'Leit genéisse kënnen op Evenementer, ass et wichteg fir e Programm ze kreéieren dat et wäert ass. D'Tagesordnerschaft soll op eng eenzeg Thema fokusséiert ginn, fir d'Participanten net ze iwwerdréinen, awer sollten genuch Zorten hunn fir d'Interessen vun de Participanten ze pflegen. Zum Beispill, de folgende Semester hallef Seminar schaaft d'Besoinen vun de Besoinen vun der Ernährung bis zur Briechung ze presentéieren:

8:00 Auer Arrivéiert a frësch
8:45 Auer Begréissungsmeldung
9:00 Auer Keynote Speaker
10:00 Auer Break
10:15 Auer Panel Discussion
11:30 Auer Closing Remarks

02 - Sensibel géint de Kalenner an d'Clock

Trotz der bescht Tagesbasis hunn d'Participant'en Evenementer Viraussetzungen wéi wann se esou Programmer astellen an wann se net. A verschidden saisonalen Industrien ass et heiansdo eng Affär vum Can not. Bedenkt Dir d'folgend wann Dir Terminer Datum an Zäiten fir Är Manifestatioun:

Participanten preferéieren de Mueresplätscher fir Seminaren
D 'Participanten viru Geriicht eventuell Evenementer no der Aarbecht
Dënschdes an Donneschden sinn populäre Versammlungstagen
Vermeit de Versammlungen op Freides wéi méiglech
Vermeit Schedulingsreesen op Feierdeeg an d'Woch vu Feierde vermeiden
Dir sidd empfindlech fir Participanten Rees erfuerder fir den Event

Egal wichteg ass eng Reputatioun fir ze fréi ze fänken an ze schätzen - besonnesch fir jährlech a repetitive Ereegnisser.

03 - Fannt e eenzegaarteg a privileg Positioun

Déi meescht Geschäftsreesen sinn an de Hoteller gehal ginn an déi Zort vu Plaz an a selwer selwer ass net eenzegaarteg. Dir kënnt decidéieren, fir d'Schimmel ze bremsen a fannen e super net Hotelgehei oder Dir kënnt erkennen datt all Hotels net egal sinn a gesidd ee super Hotel. Den Haaptpunkt ass hei fir e Standort ze wielen deen Är Gäscht wëllen goën. Nodeems si alles sinn, wäerten et e Wee vun hirer Routine maachen an de Event probéieren. Bedenkt folgend Faktore:

Wielt eng Plaz an der Noperschaft vun der Majoritéit vu Participanten
Wielt eng Plaz an där d'Participanten ameséieren
Wielt e Standuert deen zu ähnlechen Evenementer ass

Fir méi Tipps ze wielen fir e Standort ze entscheeden, musst Dir Iech e Event Planner's Guide to Venue Planning kucken .

04 - Kompiléiert eng passend Gäschtelëscht

Succès Treffen hunn e spezifescht Thema oder Message a Zilgrupp fir dës Noriicht. Et ass wäertvoll fir eng Gäschtelëscht ze kompiléieren déi adequat Participanten enthält, och wann se an der Ordnung vun der Wichtegkeet klasséiert ginn. Ze twacks, hôtten Iech eng Meeschterelëscht vu potenzielle Gäscht ze kompiléieren fir dann d'Versammlung op d'Masses ze maachen. Dëst funktionnéiert nëmme wann Dir probéiert Sëtzer ze fëllen baséiert op d'Nummernspill.

Eng Entrevue mam Gespréich, Konferenz oder Seminar däerf net als direkter Mail annerbrengen mat 1-3% RSVP Raten. Ech liewe Coaching Klienten fir spezifesch Lëschte vu gezielte Participanten ze generéieren - Leit, déi si wierklech hoffentlech mat RSVP-Tariffer vun 50% oder besser maachen.

En leschten Gedanken iwwer d'Participanten: Epruch fir Leit vun ähnlechen Rang an Erfahrung op d'Versammlung invitéieren.

05 - Invit, Invit, Invite!

Ee vun de Schlësselen fir eng grouss Attentioun zu Ärem Event z'erreechen ass duerch d'Invitéiere vu Leit fréi an duerno. Dëst bedeit datt d'Erënnerungen un déi déi net RSVPed a Bestätegungen fir déi, déi hunn. E Feeler ze erënneren, just virum Event fir bestëmmten Gäscht ass net allgemeng eng schlecht Iddi.

Et ass wichteg, Spannungen um Programm z'erreechen. Traditionnel gedréckte Invitatiounen si passend, awer et ass d'Norm fir och E-Mail ze schécken an och sozial sozial Medien jee no Ärem Publikum. Probéiert dës Approche:

D'Iddi fir Gäscht déi Dir oder Äre Team kennen perséinlech kennt viru Sendung invitéieren.
Schéckt e späicheren de Datum fréi am Planungsprozess (Pabeier oder elektronesch).
Schécken eng detailléiert Invitatioun, och agenda Highlights (Pabeier oder elektronesch) mat engem RSVP-Ufro.
Fidder d'Detail detailléiert nees mat enger perséinlecher Note un perséinlech Frënn oder Bekannten (elektronesch). *
Gitt mat bestëmmten Gäscht bestätegt bis zwee Deeg virum geplangten Event (elektronesch oder iwwer dem Handy).

* Dir kënnt och wielen fir d'Gäscht formell Appell ze kréien an e perséinlechen invitéiere fir de Event.

06 - Ënnerschätzen net d'Muecht vu perséinlechen Einladungen

Eng kierperlech Invitatioun - entweder gedréckt oder elektronesch ass léif, awer et sollt net als Ersatz fir eng perséinlech Ausgruewung bei Frënn, Kollegen oder Bekannten betruecht ginn (ausser Dir schreift natierlech eng grouss Symposium oder Konventioun mat 500 oder méi Participanten). Dëst ass de Schrëtt, deen vill Hosten kräischen ... se wëllen net de Telefon erofhuelen, awer et kann den Ënnerscheed tëschent héich RSVPs Raten (mat niddere No-Show Raten) an e manner wéi ideal maachen aus.

Fir e puer Evenementer kann et hëllefe fir dës Verantwortung ze verteidegen. D'Gäschtelëscht vun engem Event gëtt oft aus Kontaktlëschten kompiléiert, déi vun enger Rei vu Individuen konservéiert sinn. Déi Persoune mat de nooste Bezéiungen zu den Invitären sollen eng direkt Invitatioun fir hir Gäscht eroflueden.

07 - E Reputatioun fir exzellente Programmer ze grënnen

Jiddereen huet gutt Konferenzen a schlecht Konferenzen besicht. Dat selwecht gëllt fir Seminare a aner Unerkennungskaarten. E Gléck fir Eventplaner, Leit méi oft genotzt op d'Versammlungen.

De Schlëssel ass hei fir Äre Client ze hëllefen e Ruff fir e exzellente Geschäftsprogramm z'ënnerstëtzen. Ganz einfach wéi et schéngt, wann jemols an Ärem leschter Event gelauert huet, he oder se ass méi wahrscheinlech fir zukünfteg Programme ze besichen - a vläicht souguer e Frënd oder Kolleg ze bréngen.

08 - Sicht Folge Up Communications an Dënschdes attestéiert

Well Leit treffen sech op Versammlungen fir nei Informatioun ze sammelen, vill Attendees schätzen d'Gewënnziel vun de extra Handouts an Materialien, déi vu Presenter an aner Leute vun Ärer Organisatioun referenzéiert ginn. De Suivi ass eng gutt Geleeënheet fir dës Informatioun ze verëffentlechen an et erlaabt Iech Merci ze soen fir déi Leit déi un der Manifestatioun deelgeholl hunn.

D' Merci Note a suivéiere Kommunikatioun ass eppes, wat vill Organisatiounen oft iwwerblécke, awer déi déi net profitéieren.