Entscheed wann Dir wierklech eng Versammlung brauch
Éischt Entscheedunge wann eng Versammlung ze planen ass wierklech néideg.
Oft vläicht mengt e formelle Gespréich als dee beschte Wee fir Informatiounen ze teelen oder e Thema ze diskutéieren. Awer wann Är Noriichte via E-Mail oder Konferenzruf geliwwert ginn, oder just andeems Dir e puer Leit an Ärem Büro fir 15 Minutten ralléiert, dann sprangen d'formelle Versammlung.
Nëmme invitéiere just d'Leit, déi wierklech da sinn
Eng Kéier gouf op eng Versammlung invitéiert an huet gefrot - an der Hallewinn duerch - firwat sidd Dir da? Vergeet net d'Zäit vun de Leit, andeems se se op eng Versammlung invitéieren, déi se net ze besichen. Dat wäert net eng effektiv Sitzung sinn. Ass een bei der Rechnungshaff ze presentéieren bei der Versammlung fir Budgetsfroen ze beäntweren? Da luede vun enger Persoun invitéiert, déi fir dës Aufgab passt.
Wann e Kolleg oder Supervisor muss informéiert ginn iwwert wat op enger Versammlung diskutéiert gouf, musst Dir se net op d'eigentlech Versammlung invitéieren. Fütt mir eng Versammlungssammlung virbereeden a schécke se duerno op. Si schätzen d'Zäitwaasserräicher an Dir hutt d'Gewëssheet datt - well Dir d'Informatioun schrëftlech steet - datt se komplett iwwer Diskussiounen informéiert sinn.
Schécken Out Meeting Reminders
Life ass beschäftegt an Kalennere gëtt séier mat geplangten Aktivitéiten gebucht. Schéckt eng Follow-up-Versammlung erënnert zwee Deeg virum Äer Meeting. Dëst bestätegen déi Leit, déi geäntwert hunn, datt se attacéiert sinn an och léisst Dir d'Zäit besser kennen ze gesinn wann d'Zäitplang geännert huet a Schlësselwieder kënnen déi geplangte Besëtzer Zäit net maachen.
Huelt eng Agenda
Fir efficace Treffen ze plangen, musst Dir d'éischt plangen wat et diskutéiert ginn. Wat ass d'Zil vum Meeting? Wat sinn Dir sicht? Eng Täsch Agenda ze developpéieren an ze verdeelen an d'Participanten ze verdeelen. Gitt d'Startzäit a schéckt eng kuerz Lëscht vu Sujeten zréck. Bannt Är eegen Gespréich net mat enger laang an iwwerliewend Agenda. Nennt all Mënsch Virgoen, déi responsabel sinn fir d'Berichterstattung op engem spezifesche Beräich ze verëffentlechen.
Be Clear Iwwer d'Expectatiounen
Wann Dir éischt Meldung vun der Versammlung schécke kënnt, sinn et kloer iwwert säin Zweck an Är Erwaardungen. Wëllt Dir d'Versammlung ëm eng Presentatioun drechen an d'Participanten sollen preparéiert Nimm huelen? Oder ass dat eng Brainstorming Sessioun wou d'Participanten erwaart ginn mat Iddien a Virschléi ze weisen?
A verschidden Entreprisen koumen d'Mataarbechter nëmme fir ze lauschteren a se dann zréck op hir Aarbechtsplazen. An anere Firmen, Mataarbechter fräi un. An de momentan kollaborative Aarbechtsplazen, d'Interaktioun an d'Deelen vun Iddien sinn net nëmmen op Versammlungen; Et ass dacks de Zweck vun der Sitzung selwer.
Start op der Zäit
Wann Dir déi Persoun sidd, déi normalerweis fir Treffen ze fannen ass, da verstitt Dir, wéi frustréierend et ass, wann déi eigentlech Versammlung net fir 15 Minutten fale wäert, wéi Leute riicht an den Raum.
Wat zwangsleefeg geschitt ass, geet et vir, jiddereen weess datt dës Versammlungen ni fänken ze beginn, sou datt jiddereen un der Spéit erënnert. Huelt Äer Reunioun of. Frësch starten op der Startzäit. Schéckt d'Dier an fänken un. Déi Straggler gi séier mat der Noriicht datt si spéider arrangéieren an si sollten nëmmen e Feeler nëmmen eemol maachen.
Keep It Short & Simple
Déi meescht Treffen si fir eng Stonn opgeschriwwe ginn - a ville Fäll - 30 Minuten oder souguer 45 Minutten wäert sinn. Wann zevill Zäit ze ginn ass, ass dat üblech Resultat dat Zäit ass verschwend. D'Leit bleiwen no der Versammlung iwwer oder ze laang op enger bestëmmten Tagesordnert. Rendez-vous'en kuerz a bis zum Punkt.
Bleiwen op Thema
Eng Tagesordnung eleng wäert Äre Meeting net effizient ausféieren. An d'Tagesdäit leeft an Diskussioun unzehuelen aus Tangenten ze wandern.
Adressen all Thema Themaen, fir datt et e Thema fir eng aner Versammlung ass, gëtt et privat behandelt oder dergläiche. Keen wéilt eng Runaway-Versammlung, wou den Zweck vun der Versammlung e Backseat an aner Gespréicher huet.
Maacht kleng Versammlungen ausserhalb vum Konferenzsaal
Sëtz am selwechte familiäre Konferenzsall ronderëm d'selwescht vertraute Dësch ronderëm ass just dat - gewosst. Fir d'Mataarbechter ze erméiglechen interagéieren, kreativ kennenzeléieren a lëschteg Gespréicher huelen an d'Versammlung ausserhalb vum Standardkonferenzraum huelen.
Betraffen op eng Tafel dobannen, wann Dir Plaz a Wollef erlaben. Versammlung Versammlung an engem gemeinsamen Gebitt, deen Sêche a kleng Dëscher ass anstatt eng grouss Konferenztabelle a Schrägchairs ze sammelen.
Maach net Angscht fir e differenzéierten Zougank ze maachen
Wann d'Approche un d'Versammlung net funktionnéiert, seet net Angscht, de Kurs ze wiesselen. Zum Beispill, wann eng Brainstorming Sessioun e rouegen Zëmmer mam ganz klenge Dialog gët, änneren. Gitt méi flexibel an kuckt op wéi d'Gesamtsueweregung préift.
Benotzt Technik
Plan ze benotze fir Technologie fir Participanten ze engagéieren. An der heiteger digitaler Welt, sinn déi meescht Leit benotzt fir Grafiken oder Videoen ze gesinn fir d'Wierder ze ënnerstëtzen, déi se héieren. Appeal an deem Gedächtnis an en audiovisuale bei der Planung vun Ärer Sitzung.
Computer préift op grousse Screens a Smart Board Präsentatiounen déi d'Interaktioun stimuléieren, sinn e wëllkommen Wandel vun de Standardlange PowerPoint Präsentatiounen.
Schéckt Dir eng Versammlungskonferenz
An engem Dag no der Versammlung schéckt Dir eng kuerz Summermuerg. Dës E-Mail zerëckele fir all déi Leit, déi net konnten un d'Versammlung deelhuelen, an déi, déi informéiert ginn mussen informéiert ginn. Zielt och all Aktiounen Elementer, déi spezifizéieren, waat ass fir all Element zustane wéi och dat Datum.